Operazioni da compiere per rinnovare la firma digitale automatica Zucchetti (HSM) in scadenza, attivarla e configurarla nel Digital Hub (DH) e nella Conservazione Digitale (Co.Di)

Sommario

Nel presente articolo puoi apprendere come rinnovare la firma digitale automatica Zucchetti (HMS) alla scadenza periodica, come attivarla e come configurarla nel Digital Hub Zucchetti (DH) e nella Conservazione Digitale Zucchetti (Co.di).

Premessa

La firma digitale automatica Zucchetti (HSM) ha una scadenza periodica (5 anni per le firme digitali acquistate prima del 01/01/2021 e 3 anni per le firme digitali emesse successivamente), alla scadenza della quale è necessaria provvedere al rinnovo della stessa.

Zucchetti ricorda al titolare della firma tale scadenza inviando una mail 60 giorni prima della naturale scadenza della stessa.

La mail viene inviata dall'indirizzo "assistenza.certifica@zucchetti.it"  e viene inviata all'indirizzo email  fornito al momento dell'acquisto della firma, di seguito un esempio di mail di promemoria con le indicazioni su come procedere per il rinnovo.

Il titolare della firma può rinnovare la firma digitale in modo semplice, veloce e comodo cliccando sull'apposto link contenuto nella mail di promemoria. la procedura facilitata sarà accessibile utilizzando le credenziali SPID del titolare della firma.

Il rinnovo tramite Riconoscimento SPID  è una facilitazione prevista solo se il titolare di firma è anche il legale rappresentante dell’azienda censita nel certificato. Se le figure non coincidono si dovrà procedere obbligatoriamente con la procedura tramite commerciale/concessionario (procedura cartacea/manuale).

La procedura tramite commerciale/concessionario è sicuramente una procedura più burocratica e complessa che prevede la firma dei documenti in originale e quindi richiederà un tempo notevolmente più lungo di evasione.

Si ricorda che:

• la firma digitale è obbligatoria per l'invio dei seguenti documenti:
  • fatture elettroniche a Pubblica Amministrazione (PA)
  • Liquidazione Periodica IVA (c.d. LIPE)
  • Esterometro/Spesometro (invii che al momento sono stati aboliti dalla normativa vigente)
• la firma digitale è obbligatoria per il caricamento in Conservazione digitale di documenti diversi dalle fatture (ad es. libri giornale, manuale della conservazione, ecc)
• la firma digitale è fortemente consigliata per l'invio delle fatture elettroniche ad aziende private (B2B) e persone fisiche (B2C)
• il portale Digital Hub Zucchetti ed il portale della Conservazione Digitale Zucchetti consentono esclusivamente l'inserimento di firme digitali automatiche (HSM) rilasciate da Zucchetti S.p.a. e non permettono il caricamento di firme digitali di terze parti.

Ne deriva quindi che se la firma non viene rinnovata prima delle scadenza, non si potranno emettere fatture elettroniche (nei casi in cui la firma digitale è obbligatoria) e non potranno essere effettuate le comunicazioni all'Agenzia delle Entrate in cui la firma è necessaria, ne si potrà procedere con la conservazione sostitutiva dei documenti diversi dalle fatture elettroniche.

 

Quale è la procedura completa da compiere per rinnovare la firma digitale?

La procedura di rinnovo della firma digitale è molto semplice e veloce, e si suddivide in quattro Step distinti e consecutivi, nello specifico le attività da svolgere sono:

• Step1: Rinnovo firma digitale mediante SPID
• Step2: Attivazione della firma digitale Zucchetti
• Step3: Inserimento delle credenziali di firma digitale automatica Zucchetti (HSM) nel Digitali Hub Zucchetti
• Step4: Inserimento delle credenziali di firma digitale automatica Zucchetti (HSM) nella Conservazione Digitale  Zucchetti
• Step5: Inserimento delle credenziali della nuova firma digitale in Mago

Note e suggerimenti:

• la presenza del titolare della firma digitale (legale rappresentante dell'azienda) è necessaria solo per lo Step1 (durata prevista circa 15 min) e può essere affiancato dal personale dell'Amministrazione
• tutti gli altri step possono essere eseguite dal personale dell'Amministrazione (durata prevista circa 45 min) e senza la presenza del legale rappresentante.
• per l'identificazione del titolare della firma non è possibile utilizzare la CNS (Carta Nazionale Servizi) ne la CIE (Carta di Identità Elettronica, ma solo lo SPID 
• SPID livello 2: per accede ai vari servizi online con uno SPID di secondo livello servono, oltre a nome utente e alla password, anche un codice temporaneo di accesso chiamato codice OTP (One Time Password). Tale codice verrà fornito via SMS al numero del titolare delle credenziali o generato da un’apposita app fornita dall’ente certificatore.; praticamente tutti gli SPID sono di secondo livello

 

Step1: Rinnovo firma digitale mediante SPID

Se il titolare di firma è anche il legale rappresentante dell’azienda censita nel certificato, per richiedere il rinnovo del certificato di firma digitale è possibile seguire le indicazioni contenute nella mail di promemoria cliccando sul link in essa contenuto.

Nella pagina internet che si apre si dovrà:

1. verificare la correttezza dei dati visualizzati
2. inserire un'indirizzo email valido (a questo indirizzo email verranno inviate tutte le successive comunicazioni)
3. premere il tasto "Conferma"

All'indirizzo email sopra indicato verrà inviata una mail con il link del sito al quale accedere con lo SPID per la compilazione dei documenti necessario al rilascio del certificato di firma (la mail viene inviata dall'indirizzo assistenza.certifica@zucchetti.it)

Dopo avere eseguito la login al sito tramite le credenziali SPID (seguendo le operazioni specifiche previste per ciascun specifico operatore SPID), nei vari passaggi che seguono,  si dovrà:

• verificare l'esattezza dei dati mostrati a video nelle varie maschere
• caricare i dati mancanti, come ad esempio:
  • i dati del documento di identità del titolare della firma (non serve allegare scansioni del documento)
  • indicare un numero di cellulare valido (si riceverà tramite SMS un codice OTP su quel cellulare)
  • Partita IVA, numero registro imprese, indicare la  nazione della PIVA (nel ns caso Italia)
  • selezionare tramite apposita opzione che il titolare della firma è anche il legale rappresentate dell'azienda
• poiché le informazioni sopra richieste, sono da visualizzare/inserire in varie maschere, premere il pulsante "Proseguii"  per passare alla schermata successiva

Al termine dell'inserimento dei dati mancanti, sarà necessario:

1. leggere il documento generato (con i dati caricati nei punti precedenti) e verificare che tutte le informazioni riportate siano corrette
2. accettare le Condizioni contrattuali
3. premere sul tasto "Prosegui"

Al termine della procedura, viene mostrato il documento di richiesta definitivo che deve essere firmato digitalmente in ciascuna pagina; per farlo occorre:

1. scorrere le varie pagine
2. individuare dove cliccare per conferma/firma
3. dopo aver confermato/firmato tutte le parti del documento in cui è necessario farlo, mettere il flag di "Presa Visione"
4. premere il pulsante "Conferma"

Al passaggio successivo:

1. Leggere il documento
2. premere il pulsante "Firma"

 

Successivamente

1. inserire l'OPT ricevuto tramite SMS sul numero di cellulare inserito in precedenza
2. premere il pulsante "Prosegui"
3. ripetere la procedura dell'OTP per le 3 volte richieste in modo da apporre tutte le firme necessarie

Successivamente:

1. scaricare copia del contratto
2. uscire dalla procedura

La procedura di rinnovo della firma digitale verrà presa in carico da un operatore di Zucchetti SpA e sarà evasa in un tempo variabile che può essere anche di 2 giorni lavorativi.

Se la verifica dei dati inseriti darà esito positivo, verranno inviate le mail con le credenziali di firma digitale da attivare.

Se la verifica darà esito negativo, Zucchetti SpA provvederà a contattare il titolare della firma per le opportune correzioni.

 

Step2: Attivazione della firma digitale Zucchetti

Una volta che il processo di rinnovo del certificato di firma digitale è stato completato, Zucchetti SpA provvederà ad inviare 2 mail con tutti i dati e le indicazioni per procedere in autonomia al rinnovo del certificato stesso.

Le mail arriveranno a conclusione dell'iter di rinnovo che (come già indicato nel paragrafo precedente) potrebbe impiegare anche 1 o 2 giorni lavorati.

Zucchetti SpA provvederà dunque ad inviare al titolare di firma:

1. una prima ’e-mail dal mittente firma@zucchetticertifica.it,, nel cui corpo è presente il link che richiama la Busta Cifrata (un pdf protetto da password). La password corrisponde al codice fiscale del Titolare del certificato, che deve essere digitato in maiuscolo
2. una seconda mail dal mittente assistenza.certifica@zucchetti.it, in cui vengono indicati:
   • il codice IUT
   • l’Alias del certificato,
   • il link al Portale di Attivazione Firme Zucchetti (che è il seguente: https://www.zucchetticertifica.it/gestionefirme/portale_attivazione/)
   • i dati di accesso al portale (Login e Password)

Per eseguire l'attivazione del certificato è sufficiente seguire la procedura indicata da Zucchetti SpA e disponibile al link http://www.zucchettistore.it/documentazione/istruzioniattivazione.pdf (il link alle istruzioni è anche presente nella prima mail invita da Zucchetti) e per comodità il PDF è presente anche in questo articolo nella sezione "Allegati".

 

Step3: Inserimento delle credenziali di firma digitale automatica Zucchetti (HSM) nel Digitali Hub Zucchetti

Una volta che il certificato di firma digitale è stato attivato, è necessario inserirlo nel Digital Hub Zucchetti.

In dati necessari per poter inserire la firma digitale nel DHZ sono:

• l’Alias che tendenzialmente corrisponde al codice fiscale del firmatario (ad es. ABCDEF99A000A999A) nel caso di rinnovo della firma solitamente corrisponde al codice fiscale seguito da un progressivo (ad es. _01 ossia ABCDEF99A000A999A_01); come già detto viene comunicato tramite un’email con oggetto ”Zucchetti Certifica - Emissione certificato firma automatica” dall’indirizzo assistenza.certifica@zucchetti.it, 
  
  

• Il PIN rappresentato da una cifra di 8 numeri che viene comunicata tramite busta cifrata inviata da firma@zucchetticertifica.it e avente oggetto “Zucchetti Certifica - Codici firma digitale”.

La procedura per l'inserimento di tale coppia di valori è descritta nell'articolo di Zucchetti SpA disponibile al punto 2 di questa pagina internet al paragrafo "2. Censimento delle credenziali di firma in Digital Hub" dove è disponibile anche un video tutorial.

Nota:

Si precisa che:

• l'Alias  ed il PIN della nuova firma non vanno sostituiti/aggiornati a quella precedentemente inserita, ma va aggiunta all'elenco delle firma disponibili.
• se il firmatario deve firmare per più aziende a contratto, i campi P.IVA e Codice Fiscale devono restare vuoti.

 

Step4: Inserimento delle credenziali di firma digitale automatica Zucchetti (HSM) nella Conservazione Digitale  Zucchetti

Una volta che il certificato di firma digitale è stato attivato, è necessario inserirlo nel sito della Conservazione Digitale  Zucchetti.

In dati necessari per poter inserire la firma digitale sono:

• l’Alias che tendenzialmente corrisponde al codice fiscale del firmatario (ad es. ABCDEF99A000A999A) nel caso di rinnovo della firma solitamente corrisponde al codice fiscale seguito da un progressivo (ad es. _01 ossia ABCDEF99A000A999A_01); come già detto viene comunicato tramite un’email con oggetto ”Zucchetti Certifica - Emissione certificato firma automatica” dall’indirizzo assistenza.certifica@zucchetti.it
  
  

• Il PIN rappresentato da una cifra di 8 numeri che viene comunicata tramite busta cifrata inviata da firma@zucchetticertifica.it e avente oggetto “Zucchetti Certifica - Codici firma digitale”.

La procedura per l'inserimento di tale coppia di valori è descritta nel nostro articolo "Come inserire le credenziali della firma digitale automatica Zucchetti (HSM) sul sito della Conservazione Digitale"

Nota: Anche Zucchetti ha realizzato un apposito articolo che è disponibile al punto 2 di questa pagina internet al paragrafo "2. Censimento delle credenziali di firma in conservazione" dove è disponibile anche un video tutorial.

Step5: Inserimento delle credenziali della nuova firma digitale in Mago

Il processo di attivazione della nuova firma digitale, si conclude con l'inserimento in Mago delle nuove credenziali della firma digitale. Tale passaggio è obbligatorio per tutti i clienti che inviano allo SDI la Liquidazione Periodica IVA (c.d. LIPE) direttamente da Mago; è fortemente raccomandata per tutti gli altri.

Note: si precisa che:

• non è necessario aggiornare la firma digitale in Mago per  l'invio delle fatture elettorniche in quanto si utilizza la firma predefinita in Digital Hub
• l'inserimento delle credenziali di firma digitale in Mago era obbligatoria anche per l'invio allo SDI (direttamente da Mago) dello Spesometro/Esterometro (quando era in vigore)

Come impostare le credenziali di firma digitale in Mago4

Per impostare le nuove credenziali di firma digitale in Mago4 è necessario:

1. aprire la maschera "Parametri Comunicazioni Digitali" che si trova in [Mago4>Preferenze>Comunicazioni Digitali] e selezionare la scheda "Dati Principali"
2. esplodere il nodo "CADIWEB > Parametri"
3. premere il pulsante "Modifica"
4. selezionare l'opzione "Controllo Attivazione Cadiweb" dal pulsante "Azioni"  e premere "OK" sul messaggio di conferma che compare
5. selezionare dal menù a tendina del campo "Firma (Premere il bottone di Controllo Attivazione per modificare la firma)" la nuova firma digitale da usare (in modo da sostituire quella scaduta già impostata)
6. premere il pulsante "Salva"

Come impostare le credenziali di firma digitale in Mago.NET

Per impostare le nuove credenziali di firma digitale in Mago.NET è necessario:

1. aprire la maschera "Parametri Comunicazioni Digitali" che si trova in [Mago.NET>Parametri e Servizi>Parametri>Comunicazioni Digitali] e selezionare la scheda "Digital Hub - CADI"
2. premere il pulsante "Modifica"
3. premere il pulsante "Controllo Attivazione" e premere "OK" sul messaggio di conferma che compare
4. selezionare dal menù a tendina del campo "Firma (Premere il bottone di Controllo Attivazione per modificare la firma)" la nuova firma digitale da usare (in modo da sostituire quella scaduta già impostata)
5. premere il pulsante "Salva"