Come utilizzare la funzione di Timbratura (o Integrazione) presente nel Digital Hub Zucchetti (DHZ)

Sommario

Nel presente articolo puoi apprendere come utilizzare la funzione di "Timbratura" (o "Integrazione")  presente nel Digital Hub Zucchetti (DHZ).

Premessa

Al fine di poter accedere a bandi, gare e rientrare in particolari agevolazioni fiscale, lo stato richiede che nei documenti di vendita vengano comunicati particolari diciture, annotazioni, riferimenti CIG ,CUP, Commesse; se questo non avviene, il cliente può perdere un'opportunità pertanto, da sempre, deve contattare il suo fornitore, farsi emettere una Nota di Credito uguale e contraria e farsi emettere una fattura integrata con le informazioni mancanti.

Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy, visto che la procedura di variazione può essere lunga e che in certi casi il tempo può essere determinante per usufruire di un'agevolazione, ha indicato le modalità di intervento, nel caso in cui il fornitore non abbia inserito questi dati nel documento,

In sintesi se la fattura del fornitore è transitata dallo SDI, siccome non può essere modificata, il cessionario/committente deve predisporre un altro documento, da allegare al file della fattura in questione, che contenga sia i dati necessari per l'integrazione sia gli estremi della fattura stessa e inviare l’integrazione elettronica al Sistema di Interscambio (SDI).

Si ricorda che non è ammesso regolarizzare la fatture elettronica, aggiungendo informazioni/diciture mancanti, tramite stampa del documento e apposizione con scrittura indelebile delle informazioni necessarie.

Per questa esigenza, la piattaforma del Digital Hub, mette a disposizione un servizio per integrare più facilmente le sole informazioni mancanti.

In Mago l'emissione di Integrazioni e AutoFatture viene effettuata al fine di soddisfare l'esigenza primaria di queste comunicazioni, che è quella di comunicare imponibile e imposta da integrare, quindi è possibile utilizzare le eventuali Integrazioni/AutoFatture anche per questa casistica, seguendo la normale gestione, comporterebbe movimentazioni di registri IVA, imponibili e IVA, le quali dovrebbero essere gestite/stornate con particolare attenzione per evitare il duplicarsi dei valori e per chiudere conti.
Se l'utente lo ritenesse più utile e/o di più facile gestione, potrebbe utilizzare il documento AutoFattura in Mago, avendo l'accortezza di impostare nei default vendite di Mago di NON generare il movimento contabile e nell'apposito registro dedicato a queste comunicazioni di impostare la NON partecipazione alla liquidazione IVA, in ogni caso verificare, se necessario con l'ausilio del commercialista, che non vi siano ripercussioni di valori fiscali sui conti/registri utilizzati.

In estrema sintesi, per gestire la casistica sopra descritta, sono identificabili tre soluzioni alternative:

1. chiedere al fornitore l'emissione di una Nota di Credito uguale e contraria e la successiva emissione di una fattura contenente tutte le informazioni necessarie;
2. utilizzare la procedura di  "Timbratura" (o "Integrazione") (scelta consigliata) descritta nei paragrafi successivi di questo articolo;
3. emettere documenti di integrazione o autofatture già descritti nei nostri articoli:
   • Come emettere e trasmettere i Documenti di Tipo Integrazione su Mago4
   • Come emettere e trasmettere le Autofatture in Mago4
     Previo accordo e verifica con il proprio commercialista sulle caratteristiche che il nuovo documento emesso deve avere (in considerazione anche dei suggerimenti sopra riportati).

Come funziona il servizio di "Timbratura" (o "Integrazione")

Il nuovo servizio permette la generazione di un file in formato PDF, detto di timbratura (o “timbro virtuale”), contenente i dati di identificazione univoca della fattura cui esso si riferisce e i riferimenti normativi indicati dall’utente stesso, in ragione dei quali la timbratura si rende necessaria.

Il file PDF generato sarà firmato digitalmente a cura dell’utente e marcato temporalmente a cura di Digital Hub Zucchetti.

Qualora nel corso del mese siano state timbrate una o più fatture, sarà generato in formato PDF un registro mensile riepilogativo delle stesse.

Trattandosi di documenti informatici, nel caso in cui sia attivo il servizio di conservazione digitale Zucchetti (Co.Di), saranno automaticamente inviati ad esso sia la fattura oggetto di timbratura, sia il file rappresentativo del “timbro virtuale”, sia il registro sopra citato.

L'utilizzo del servizio è gratuito, ma ai fini del conteggio dei consumi, l’esecuzione dell’operazione di ciascuna timbratura verrà conteggiato al pari della gestione di n. 10 (dieci) fatture elettroniche.

Abilitazione del servizio "Timbratura" (o "Integrazione")

Per poterlo utilizzare, è necessario abilitare nel DHZ il servizio di "Timbratura".
L'abilitazione può avvenire in modi diversi.

Abilitazione tramite Dashboard [Fatturazione Passiva > Integrazione > Accetta] (scelta consigliata)

Il metodo più semplice ed immediato per attivare il servizio è quello di accedere alla Dashboard [Fatturazione Passiva > Integrazione] ossia di iniziare ad usare il servizio.
Per farlo è sufficiente:

1. accedere alla maschera della "Fatturazione passiva"
2. cliccare sul pulsante "Integrazione"
3. se il servizio non è abilitato viene mostrata la finestra di attivazione, premere il pulsante "Accetta"
4. cliccare sul pulsante "OK" del messaggio di promemoria di attivazione del servizio

Abilitazione tramite [Impostazioni > Abilitazione servizi aggiuntivi > Integrazione]

Per abilitare il servizio o successivamente per controllarne l'avvenuta attivazione, è sufficiente:

1. accedere alla maschera "Abilitazione servizi aggiuntivi" accessibile dal menù [Impostazioni > Abilitazione servizi aggiuntivi]
2. abilitare il servizio tramite l'apposito flag "Integrazione fatture"

Configurazione per singoli utenti (impostazione facoltativa)

A seguito dell’attivazione del servizio sull’ambiente, tutte le aziende presenti nel DH sono abilitate alla gestione della funzione.
Tuttavia, dalla sezione [Impostazioni > Utenti > Abilitazione servizi], è possibile definire quali utenti possono utilizzare o meno la funzionalità.
L'abilitazione per singolo utente è facoltativa, in mancanza di opportuna parametrizzazione, tutti gli utenti sono abilitati all'utilizzo del servizio.

Per abilitare o disabilitare alcuni utenti, è possibile:

1. accedere alla maschera "Abilitazione servizi" accessibile dal menù [Impostazioni > Utenti > Abilitazione servizi]
2. abilitare o disabilitare il servizio per l'utente desiderato tramite l'apposito flag "Integrazioni fatture"
3. cliccare sul pulsante "Salva"

Nota: Qualora un utente non abilitato provasse ad utilizzare la funzione otterrebbe il seguente messaggio: "Il tuo utente non è abilitato a questa funzione. Per maggiori informazioni contatta il tuo fornitore del servizio di fatturazione elettronica".

Come integrare una fattura ricevuta

La funzionalità è disponibile per ogni fattura ricevuta, per farlo è sufficiente seguire le indicazioni di seguito riportate:

Passo1: inserimento dati da integrare

1. selezionare la fattura ricevuta da integrare/timbrare
2. premere sul pulsante "Integra fattura"
3. compilare i campi relativi all'integrazione
   (questi sono i dati che verranno riportati all'interno del file di integrazione che verrà abbinato al documento prescelto)
4. cliccare sul pulsante "Procedi" 

Al termine della procedura di inserimento, il sistema restituisce l'esito dell'operazione con l'apposito messaggio: "Fattura integrata e disponibile nel menù Integrazioni".

Accedendo alla relativa dashboard attraverso il pulsante "Integrazioni" situato sopra alla griglia delle fatture, è possibile consultare il PDF generato dal sistema.

Passo2: visualizzazione e conferma integrazione

Nella dashboard delle integrazioni, sono presenti tutte le integrazioni effettuate ed è possibile visionare ognuna di esse premendo in corrispondenza del documento il pulsante "Visualizza Integrazione". Lo stato iniziale dell'integrazione è "Da confermare" e sono necessari ulteriori passaggi da parte dell'utente per l'apposizione della marcatura temporale e della firma digitale. 

Solo ed esclusivamente in questa fase è possibile procedere alla rimozione di quanto inserito cliccando su "Rimuovi integrazione".

Per confermare l'operazione è necessario premere il pulsante "Conferma integrazione", il documento passa così allo stato "Da firmare".

Passo3: firma integrazione

Per firmare elettronicamente l'integrazione/timbratura è possibile utilizzare il proprio certificato di firma digitale registrato nel percorso [Impostazioni > Dati azienda] .
Nel percorso indicato è possibile impostare solo le firme automatiche Zucchetti acquistate appositamente da Zucchetti per il Digital Hub (è la stessa firma digitale che si usa per le FE attiva a PA o per la Lipe), mentre non è possibile impostare firme esterne di terze parti (ad es. Infocert, Buffetti, Aruba, ecc)

E'  tuttavia possibile firmare le integrazioni con un certificato di firma esterno (es. business key, lettori esterni di smart card, ecc), in quest'ultimo caso, è necessario cliccare su "firma esterna" nel consueto menù, il file viene scaricato ed è disponibile per la firma manuale.

Dopo aver firmato il file tramite le opzioni "Firma" o "Firma esterna", il documento viene portato in automatico allo stato successivo. 

Se si è utilizzato il certificato di firma registrato su Digital Hub, l'iter è da considerarsi concluso e il documento passa allo stato "Integrate". 
Se si è scelto di utilizzare un certificato di firma esterno, il file è posto nello stato "In elaborazione" ed è necessario effettuare il caricamento dello stesso dopo aver apposto la firma esterna.
Per caricare il file firmato è necessario accedere a [Proprietà > Carica firmato] al fine di poter visualizzare lo stesso nello stato "Integrate".

Al completamento dell'iter viene creato in automatico un registro in formato PDF in cui verranno inserite tutte le integrazioni effettuate mensilmente, lo stesso è consultabile nella dashboard accessibile attraverso il pulsante "Visualizza registri" posto sopra alla griglia a destra. Al termine del periodo indicato il registro viene chiuso in automatico e, eventuali successive integrazioni di fatture, verranno incluse in un nuovo registro.

Tutte le fatture, i file rappresentativi del timbro virtuale ed i registri, verranno in seguito inviati in automatico al servizio di conservazione digitale Zucchetti (Co.Di), se previsto in sede contrattuale.