Come emettere e trasmettere le Autofatture in Mago4

Sommario

Nel presente articolo puoi apprendere come realizzare e successivamente trasmettere al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate i documenti AutoFattura ossia quei documenti che oltre all’integrazione dell’IVA, necessitano dell’emissione di un documento di vendita.

Premesse

La gestione delle AutoFatture è un flusso che consente di inviare alcuni tipi di Fatture Elettroniche, in particolare in Mago4 3.4.0 è possibile gestire i seguenti Tipo documenti:

TD17 Autofattura per Acquisto Servizi
TD19 Autofattura per Acquisto di Beni Ex Art. 17 C.2 D.P.R. 633/72
TD20 Autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (Ex Art. 6 Commi 8 e 9-Bis D. LGS. 471/97 o Art. 46 C.5 D.L. 331/93)
TD21 Autofattura per Splafonamento
TD22 Estrazione beni da deposito IVA
TD23 Estrazione beni da deposito IVA con versamento dell'IVA

Prerequisiti

Per poter inviare i documenti AutoFatture è necessario:

disporre dei moduli Contabilità e Vendite (requisiti minimi)
sottoscrivere il servizio Digital Hub Zucchetti (DHZ) per la Fatturazione Elettronica
attivare in Administration Console di Mago il modulo Comunicazioni Digitali
attivare il servizio ESP
gestire il servizio in modalità asincrona

Nota: come requisiti minimi sono stati indicati i moduli Contabilità e Vendite in quanto si potrebbe emettere il documento in Mago e registrarlo in contabilità, delegando al commercialista l'invio. In tale caso però non è possibile generare alcun file XML da fornire al commercialista; questo per venire incontro a quei clienti che hanno delegato in tutto l'invio delle Fatture elettroniche e delle altre comunicazioni digitali.

Causali contabili, modelli contabili e codici IVA preconfigurati

Durante l'aggiornamento alla nuova versione, nel database aziendale vengono importati alcuni default che consentono di gestire le AutoFatture in modo semplice, in particolare vengono aggiunti:

causali contabili utilizzate per le registrazione contabili dell’AutoFattura (documento emesso) come ad es. FEAUTO, NDEAUTO e NEAUTO
modelli contabili utilizzati per la registrazione contabile:
- dell’AutoFattura (documento emesso), come ad es. FEAUTO, NDEAUTO e NEAUTO
- del documento ricevuto con impostazione AutoFattura, come ad es. FRAUTO, NDRAUTO, NRAUTO
codici IVA che non partecipano al Volume d’Affari, come ad es. AU04, AU05, AU10 e AU22

Gli obiettivi di questi dati preconfigurati sono quelli di:

lasciare aperto il debito verso il fornitore per l’importo effettivo del documento originale;
azzerare il credito sorto con l'inserimento del movimento di vendita;
non incrementare il credito v/clienti che sarebbe un credito verso l'azienda e necessiterebbe di una gestione del partitario/scadenziario verso l'azienda stessa;
azzerare il saldo del conto transitorio utilizzato in contropartita nella vendita;
neutralizzare il credito IVA con il debito IVA di pari importo;
non incrementare il volume d’affari dell'Azienda.

Nota: è possibile modificare le causali, i modelli contabili ed i codici IVA forniti di default o crearne di nuovi in base alle esigenze aziendali e/o alle indicazioni del commercialista.

I modelli contabili per le Autofattura

La gestione delle AutoFatture è in forte dipendenza dalla configurazione del modello contabile.
Questo infatti dovrà essere definito di tipo "Autofattura", impostando l'apposita spunta "AutoFattura" nella scheda "Dati IVA".

Nota: nei modelli forniti di default per le AutoFatture (come ad es. FRAUTO, NDRAUTO, FEAUTO, NEAUTO, NRAUTO e NDRAUTO), l'impostazione è già definita.

Nei modelli contabili di Tipo vendita (come ad es. FEAUTO, NDEAUTO e NEAUTO) è possibile impostare nel campo "Tipo Documento AutoFattura" della scheda "Comunicazioni Digitali" il tipo dati che dovrà essere proposto in automatico in fase di generazione del Documento Elettronico dell'AutoFattura.

Caso particolare:
Impostando la spunta "AutoFattura" e un Tipo Revese Charge diverso da "Non Gestito", sarà possibile inoltre gestire la casistica dell'autofattura ex Art 6, comma 9-bis, del d. lgs. n. 471/1997, provvedendo quindi alla regolarizzazione e all'assolvimento dell'imposta, mediante inversione contabile trasmettendo allo SDI:

un tipo documento TD20 AutoFattura indicando l’imponibile e il sottocodice della Natura N6 relativo al tipo di operazione cui si riferisce l’AutoFattura;
un tipo documento TD16 Integrazione con l’indicazione della relativa imposta.

Nota: il caso sopra indicato viene usato in casi specifici (per dettagli confrontarsi con il proprio commercialista) per i quali è necessario inviare sia l' AutoFattura sia il Documento di Integrazione.
Se non hai ancora confidenza con la gestione dei Documenti di Integrazione, puoi consultare l'articolo Come emettere e trasmettere i Documenti di Tipo Integrazione su Mago4

Operazioni preliminari

Per poter generare le AutoFatture in modo semplice ed automatico è necessario:

censire nell'apposito campo "Cliente" dei "Dati Principali" dell'anagrafica "Azienda", il cliente che sarà utilizzato come cessionario dei documenti di AutoFattura.

Nota: Essendo questo cliente, l'azienda stessa di Mago, i dati anagrafici dovranno essere gli stessi dell'anagrafica Azienda e dovranno corrispondere ai dati anagrafici censiti nella piattaforma del Digital Hub per la gestione della Fatturazione Elettronica (in particolare la PIVA e/o il codice Fiscale)
creare dei registri IVA dedicati per questa gestione, possibilmente uno per segno (Fatture e Note di Credito). Si consiglia inoltre di identificare questi registri, impostando un apposito suffisso (es.: /AU), nei Numeratori dei Registri IVA.
definire nei Codici di Default Vendite per Utente i default che saranno utilizzati per registrare i movimenti delle AutoFatture ossia:
1. i Registri IVA
2. le Causali contabili
3. i Modelli contabili
4. la Contropartita Ricavo
5. la Contropartita conto IVA transitorio
definire nei "Parametri Vendite" il codice "Articolo Autofattura" (di tipo Servizio), che verrà utilizzato per definire i dettagli del documento; se tale articolo non è definito, il documento sarà generato con una riga di tipo Servizio, con descrizione fissa standard "AutoFattura".

Come registrare il documento AutoFattura

Per generare il documento Autofattura, occorre per prima cosa registrare il documento ricevuto dal fornitore (o quello che si doveva ricevere dal fornitore) e successivamente generare il documento Autofattura da inviare all'Agenzia delle Entrate.

Di seguito vengono illustrati i due passaggi da compiere.

Step 1: come registrare il documento ricevuto dal fornitore

Durante la registrazione del documento ricevuto, nella scheda "Altri Dati" della maschera dei "Documenti Ricevuti" è possibile indicare:

il flag per il "Genera AutoFattura" (predisposta in automatico dal modello contabile)
i "Riferimenti Esterni AutoFattura/Integrazione", tale campo è utile per indicare alcuni dati che popoleranno il file di Fatturazione Elettronica nel tag "Dati Fatture Collegate <2.1.6>"
la "Data Estrazione di Deposito" tale campo consente di gestire la casistica dei tipi documento di Integrazione e AutoFatture per le Estrazioni di Deposito, le quali necessitano di valorizzare la data del documento con quella di estrazione (che può essere diversa da quella del documento ricevuto)

Step 2: come creare il documento AutoFattura

Utilizzando un modello contabile dedicato alle Autofatture (ad es. FRAUTO) , il documento ricevuto dopo il salvataggio, sarà in grado di generare e di collegare a sé stesso l'AutoFattura; per farlo è possibile:

premere il pulsante "modifica" nella maschera del "Documento Ricevuto" in oggetto
cliccare sul pulsante "Genera AutoFattura"
compilare i campi della maschera di Generazione autofattura
- Registro IVA: proposto con il default parametrizzato nei campi "Registro IVA per AutoFatture" o "Registro IVA per AutoNote di Credito" presente nei "Codici di Default Vendite"; il registro IVA proposto è modificabile dal menù a tendina (che mostrerà tutti i Registri IVA attivi di tipo vendita);
- Modello contabile: proposto con il default parametrizzato nei campi "Modello Contabile per AutoFatture" o "Modello Contabile per AutoNote di Credito" nei "Codici di Default Vendite"; il modello proposto è modificabile dal menù a tendina (che mostrerà tutti i modelli contabili con segno corrispondente al modello utilizzato per il documento ricevuto)
- Numerazione Automatica: opzione che consentirà di gestire la numerazione seguendo i numeratori o consentono all'utente di inserire il numero in modo manuale
- Numero Documento: valorizzato secondo i numeratori o manualmente a seconda dell'impostazione Numerazione Automatica
- Data Documento: sarà la data del documento di vendita AutoFattura, che di default sarà proposta con la data documento del documento ricevuto e in caso di Tipo Documento
  Estrazione di Deposito (TD22-TD23) valorizzato con la data estrazione deposito;
- Tipo AutoFattura: il campo prevede un menù a tendina per la scelta del Tipo Documento per Fatturazione Elettronica, sarà valorizzato con "Tipo documento AutoFattura" presente sul modello contabile di Tipo AutoFattura.
  Nota: Oltre ai documenti di tipo autofattura (TD17 Integr./Autof. Servizi Esteri, TD19 Integr./Autof. Beni Art.17, TD20 Autof. Regolariz./Integr., TD21 Autof. Splafonamento, TD22 Estrazione Deposito,TD23 Estrazione Deposito con IVA) nella tendina saranno presenti anche i tipi documenti ordinari TD04 Nota di Credito e TD05 Nota di Debito per permettere la gestione delle variazioni dei documenti autofattura TD20-TD21.
premere il tasto "Esegui" della maschera "genera Autofatture" e confermare i vari messaggi di conferma e alert che vengono visualizzati successivamente
premere il pulsante "salva" per confermare la modifica del documento ricevuto (che ha portato alla generazione dell'AutoFattura)

L'AutoFattura generata è consultabile accedendo dai "Riferimenti Incrociati" del Documento Ricevuto o direttamente dalla maschera disponibile in [Vendite>Documenti di Vendite > AutoFatture > AutoFatture].

Il documento AutoFattura e AutoNota di Credito

Il documento di AutoFattura/AutoNota di Credito generato in automatico con la procedura sopra indicata, ha le seguenti caratteristiche:

mostra in testa al documento il cliente (che sarà il cessionario/committente) valorizzato con il cliente impostato nell'anagrafica azienda
mostra in testa al documento il fornitore (che sarà il cedente/prestatore) valorizzato con il fornitore del documento ricevuto di origine
i campi gestiti nel documento sono nettamente ridotti rispetto ad un normale documento di vendita, infatti non sono gestiti ì pagamenti, il magazzino, gli agenti, gli sconti, il trasporto, la cassa e le ritenute
è generato in automatico sulla base del documento ricevuto, ma l'utente può successivamente modificare il documento come desidera, infatti è possibile inserire note, modificare il tipo documento Autofattura e gestire le casistiche di autofattura che necessitano di modificare il castelletto (ad es.Natura IVA N6.X ex Art 6, comma 9-bis, del d. lgs. n. 471/1997 e natura IVA N3.5 Plafond)
può essere stampato come una normale fattura tramite un fincato di stampa standard
può essere visualizzata la preview della fattura eletronica

Per visualizzare la Preview dell'AutoFattura, è sufficiente:

aprire la maschera del documento interessato
cliccare sul pulsante "Funzioni Comunicazioni Digitali" e selezionare la preview desiderata tra "Completo" che "Semplificato"

Report di controllo

E' possibile controllare le due nuove tipologie di documenti (AutoFattura e AutoNota di Credito) tramite report dedicati che si trovano in [Vendite > Documenti di Vendite > AutoFatture > AutoFatture] e [Vendite > Documenti di Vendite > AutoNote di credito > AutoNote di credito].

Variazioni dei documenti Autofatture

Dal punto di vista normativo la gestione delle variazioni delle AutoFatture differisce in maniera significativa rispetto a quella prevista per le variazioni delle fatture attive ordinarie:

per alcuni Tipi Documenti le variazioni di AutoFatture dovranno essere inviati nuovi file con gli stessi tipi documenti della fattura di origine (con importi con variazione di segno +/-),
per altri invece, le variazioni dovranno essere inviate con gli appositi tipi documento di variazione a seconda del segno.

L'utente quindi prima di generare una Nota di Credito o una Nota di Debito di tipo AutoFattura, dovrà tenere presente di quale tipo documento sta effettuando la variazione:

se il documento originale di AutoFattura era un TD17, TD19, TD22, TD23, la sua variazione AutoFattura per la Nota di Debito o AutoNota di Credito dovrà essere eseguita con lo stesso tipo documento, il programma verificherà oltre al segno sulle righe del castelletto, anche quello presente nel modello contabile e se sarà negativo verrà riportato negli importi dell’xml.
se il documento originale di AutoFattura era un TD20 o un TD21, le variazioni dovranno essere inviate dall'utente con gli appositi tipi documento di variazione TD04 Nota di Credito o TD05 Nota di Debito, in questo casi le regole applicate per il segno saranno quelle previste per i tipi documenti ordinari, pertanto l'xml della fattura Elettronica AutoNota di Credito TD04, sarà generata con importi positivi e l' AutoFattura Nota di Debito sarà generata seguendo il segno sulle righe del dettaglio del documento.

Nota: per le questioni normative sopra descritte, si invita a confrontarsi con il commercialista di riferimento.

Dal punto di vista dell'uso di Mago, si ricorda che la variazione effettiva di un documento sarà in dipendenza degli stati di testa del documento AutoFattura, quindi:

per i documenti in stato di 'bozza non inviata' sarà consentita ogni modifica (previa visualizzazione di opportuni messaggi di avvertimento) e l’eliminazione,
per gli altri stati varranno le regole di modifica della fatturazione elettronica attiva.

Negli stati in cui il documento Autofattura non sarà eliminabile o modificabile, la rigenerazione del documento dal documento contabile di origine non sarà consentita, quindi se l’utente tenterà una nuova generazione, sarà avvertito con un messaggio e la procedura di generazione autofattura non proseguirà nel suo iter normale e non verrà aperta la finestra generazione Autofattura.

Generazione Autofatture con intervento dell'utente necessario

Come per gli altri casi in cui vi è corrispondenza del castelletto IVA tra Autofattura e Documento Ricevuto, la generazione seguirà il normale iter dal documento ricevuto.

Una volta generato il documento, l'utente dovrà entrare in modifica dell'Autofattura, confermando gli avvertimenti relativi alla modifica del documento e scegliere il codice IVA (Esente/Non Imponibile) appropriato. In tutti questi casi, il codice IVA scelto avrà aliquota zero e avrà una Natura IVA, modificando il codice IVA, l'imposta ricaricata nel documento ricevuto per Inversione Contabile naturalmente non sarà presente, pertanto si riceverà un messaggio che avvertirà della differenza tra i due castelletti "Attenzione: Il castelletto differisce da quello del documento ricevuto di origine". Questo messaggio, in queste casistiche dovrà essere ignorato.

Plafond Natura IVA N3.5

Il codice Natura N3.5 dovrà essere adoperato dal Cessionario esportatore abituale che utilizza il plafond nelle seguenti AutoFatture:

Tipo Documento TD19, autofattura per acquisto di beni Esx art.17 c.2 DPR 633/72
Tipo Documento TD23, estrazione beni da Deposito IVA introdotti ai sensi dell’articolo 50, comma 4, lett. c) del d.l. n. 331/93

Reverse Charge Natura IVA N6.X

Il codice Natura N6.X dovrà essere usato nel caso di omessa fattura da parte del cedente/prestatore o di ricezione di una fattura irregolare (Art 6, comma 9-bis, del d. lgs. n. 471/1997), nel tipo documento TD20, indicando l’imponibile e il sottocodice della Natura N6 relativo al tipo di operazione cui si riferisce l’AutoFattura.

Altri casi in cui è necessario l'intervento nel castelletto dell'AutoFattura, sono quelli in cui si vuole indicare un codice IVA che consenta di non far partecipare l'importo al Volume d'Affari e che non vada comunicato nella Lipe, infatti in questi casi l'utente dovrà modificare il codice IVA proposto uguale a quello del documento ricevuto, con quelli senza gestioni del Volume d'Affari dei Dati Principali dei codici IVA e con le opzioni di esclusione della Liquidazione IVA presenti nella scheda Comunicazioni Digitali del codice IVA. (Alcuni di questi codici IVA sono presenti nei dati di default come ad es. AU04, AU05, AU10 e AU22).

Gestione degli allegati

Nei documenti di Autofatture è possibile allegare PDF o altri tipologia di file. I file possono essere allegati mediante gestione da file system (utilizzando il "Percorso Documenti Allegati" impostato nei "Parametri Comunicazioni Digitali") o tramite "Easy Attachment".

Se non hai ancora confidenza con la gestione degli allegati nelle fatture elettroniche, puoi consultare l'articolo Come inserire allegati con la fattura elettronica.

Trasmissione delle AutoFatture

Il documento di Autofattura (come le normali fatture elettroniche) può essere trasmesso:

singolarmente: selezionando l'opzione "Invia" disponibile nel menù a tendina del pulsante "Funzioni Comunicazioni Digitali" presente sulla barra degli strumenti della AutoFattura
massivamente: tramite apposita procedura che si trova in [Comunicazioni Digitali>Fattura Elettronica>Trasmissione documenti AutoFatture]

La procedura massiva di invio documenti Autofatture, non differisce nell'uso dalla procedura di invio massivo delle Fatture elettroniche pertanto. si ricorda sinteticamente che:

impostando i filtri Numero Documento e Data documento, è possibile popolare la griglia con i documenti che soddisfano i criteri impostati, scegliendoli tra i documenti attivi di tipo Autofattura.
è possibile selezionare singolarmente ogni riga della griglia o selezionare/deselezionare le righe automaticamente mediante il pulsante "Seleziona/Deseleziona".
mediante doppio click sulla riga di un documento, è possibile aprire il documento Autofattura, ai fini ad esempio di un ultima consultazione o per effettuare un'eventuale modifica. E' possibile aprire il documento anche con l'apposito bottone di griglia "Apri"
è possibile visualizzare gli eventuali Allegati facendo doppio click sul numero degli allegati presente nella apposita colonna della griglia oppure premendo l'apposito bottone di griglia "Apri allegati"
nella griglia saranno mostrati i dati del documento di AutoFattura, Tipo Documento, Data e Nr.Doc e Stato ma anche i dati principali del documento ricevuto, dal quale ha avuto origine l'AutoFattura: Data Doc. Ricevuto, Nr. Doc. Ricevuto e Identificativo SdI
una volta effettuate le selezioni desiderate, è possibile procedere all'invio a mediante il bottone "Esegui" .
è possibile eseguire un controllo di "Pre-Validazione"

Nota: Al termine dell'invio lo Stato dei documenti visualizzato in griglia viene aggiornato (vedi Punto 8 nell'immagine sopra)

Pre-Validazione e controlli in fase di invio

Sia in fase di invio dal documento, sia nel caso di invio tramite la procedura massiva di Trasmissione con l'impostazione di prevalidazione, verranno effettuati alcuni controlli che potrebbero rilasciare degli avvertimenti e degli errori.

Di seguito i messaggi più importanti, divisi tra bloccanti e di avvertimento:

Messaggi di errore bloccante

un controllo bloccante sul Regime fiscale assente per il fornitore: indipendentemente dal paese del fornitore, dovrà essere indicato il Regime Fiscale come da codifica presente nel anagrafica fornitore scheda "Comunicazioni Digitali";
Per i fornitori esteri si consiglia di impostare il Regime Fiscale RF18 - Altro.
un controllo bloccante sulla Natura IVA assente nel codice IVA: se i codici IVA non prevedono un aliquota, devono essere corredati da una natura che giustifichi l'esenzione, la non imponibilità o il Fuori Campo IVA.
un controllo bloccante per i Tipi Documento TD17 TD18 TD19 sul Paese del fornitore per il quale si sta effettuando l’autofattura, pena lo scarto per Errore 00473 - Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 non è ammesso il valore IT nell’elemento 1.2.1.1.1 , secondo il quale l’ISO Stato del paese del fornitore deve essere diverso da "IT".
un controllo bloccante sul cedente e cessionario per i Tipi Documento TD17 TD19 TD20, pena lo scarto per Errore 00471 - Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 , secondo il quale il cedente/prestatore non può essere uguale al cessionario/committente, per questo controllo si verificherà che il fornitore non abbia stesso codice fiscale e/o stessa partita iva dell’azienda
un controllo bloccante per il Tipo Documento TD21, pena lo scarto per Errore 00474 - Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 non sono ammesse linee di dettaglio con l’elemento 2.2.1.12 AliquotaIVA contenente valore zero
un controllo bloccante per il Tipo Documento TD21, pena lo scarto per Errore 00472 - Per il valore indicato nell’elemento 2.1.1.1 il cedente/prestatore deve essere uguale al cessionario/committente
un controllo bloccante per i tipi documento TD17, TD19, TD20, TD22, TD23, rilevabile anche in preview perché presente nello schema XSD delle Fatture Elettroniche, pena lo scarto per Errore 00475 - The element DatiAnagrafici has invalid child element CodiceFiscale. List of possible elements expected: IdFiscaleIVA quando la Partita iva del fornitore è vuota.

Messaggi di avvertimento

un avvertimento nel caso nel documento ricevuto di origine manchi l' Identificativo Sdi
un avvertimento nel caso di modifica da parte dell'utente sul documento Autofattura rispetto al documento ricevuto da cui è stato originato, controllo sulle differenze dei due Castelletti IVA.

Gli Stati dei documenti di AutoFattura

Lo stato dei documento di AutoFattura (come le normali fatture elettroniche) può essere controllato:

singolarmente: controllando l'Event Viewer del singolo documento
massivamente: tramite apposito report di controllo che si trova in [Comunicazioni Digitali>Fattura Elettronica>Elenco stato documenti AutoFatture]

Nota: Anche in questo caso, la successione degli stati dei documenti integrazione e le modalità di controllo degli stessi non differisce da quello delle Fatture elettroniche.

Manutenzione Documenti Integrazione

Per la Manutenzione straordinaria degli stati dei documenti dei Documenti di Integrazione è stata realizzata apposita procedura che si trova in [Servizi>Comunicazioni digitali>Fatturazione elettronica>Manutenzione documenti AutoFattura].

Nota tecnica sull'installazione: Frontend ESP

Nel Frontend di ESP è presente ora un riquadro denominato "Fe attiva (AutoFattura)", dedicato alle operazioni che intervengono sul momento, sui documenti di tipo AutoFattura.

Per verificarne il corretto funzionamento, in Mago4 è possibile:

premere sul pulsante "ESP Backend Service" presente affianco alla Date delle Operazioni nella maschera principale di Mago
selezionare l'opzione "Digital Communication Info" nel riquadro a sinistra
controllare la presenza del riquadro interessato

Nota: in alternativa è possibile accedere da apposito link su IIS della propria installazione

Approfondimenti

Per ulteriori dettagli è possibile consultare l'apposito articolo nella guida on line di Mago.