Sommario
Nel presente articolo puoi apprendere come ricercare una fattura elettronica (passiva o attiva) nel Digital Hub Zucchetti (DHZ).
Premessa
Il Digital Hub Zucchetti (DHZ) è lo strumento principale per la gestione ed il controllo delle fatture elettroniche emesse o ricevute dalla nostra azienda.
Le fatture elettroniche attive create in Mago, al momento dell'invio vengono inviate al DHZ (dove viene generato il file XML) ed è il DH che inoltra al Sistema di Interscambio (SDI) il file generato in modo che lo stesso possa gestire il recapito della Fattura al cliente finale e a notificare nel DH l'esito della consegna.
In merito alle Fattura elettroniche passive, Il DHZ riceve i documenti che i vari fornitori ci inviano tramite SDI e li mette a disposizione per la consultazione, stampa e la registrazione in contabilità.
E' facile dunque comprendere che, qualora avessimo dei dubbi sull'esito di un invio di una fattura o sul ricevimento di una fattura passiva è di fondamentale importanza saper ricercare nel DH la fattura (attiva o passiva) in modo da poter ottenere tutte le informazioni necessarie.
Digital Hub o Conservazione digitale?
Nel DH troviamo una sezione per le fatture attive ed una sezione per le fatture passive, in entrambe le sezioni troviamo delle schede per la normale attività e la scheda "Archivio".
Nella sezione delle fatture attive le schede che troviamo sono:
- Da Lavorare: questa scheda dovrebbe essere sempre vuota, in quanto le fatture transiteranno in questa scheda per un breve intervallo di tempo in attesa che il processo di invio effettui tutti i passaggi automatici necessari
- In attesa: questa scheda mostra le fatture che sono in attesa di elaborazione da parte dello SDI
- Iter completato: questa scheda mostra tutte le fatture in stato di "Consegnato" o "Mancata Consegna" (che non necessitano di ulteriore elaborazione)
- Archivio: in questa scheda troviamo le fatture che sono già state inviate in Conservazione digitale (Co.Di).
Nella sezione delle fatture passive la struttura delle schede è più semplice, infatti troviamo solo le schede:
- Ricevute: questa scheda mostra le fatture che lo SDI ci ha consegnato
- Archivio: in questa scheda troviamo le fatture che sono già state inviate in Conservazione digitale (Co.Di)
Riassumendo quindi, nella sezioni principali troviamo le fatture che ancora non sono passate in Conservazione digitale (Co.Di), mentre nella scheda "Archivio" troviamo le fatture che sono già state inviate in Co.Di.
Poiché le fatture vengono inviate in Conservazione digitale dopo 90 giorni dalla conclusione dell'iter, nelle schede principali troviamo le fatture inviate o ricevute indicativamente negli ultimi 3 mesi, mentre nella scheda "Archivio" troviamo le fatture dell'anno in corso e dell'anno precedente.
Con l'inizio di ogni nuovo anno, i documenti di due anni prima (ad es. ad inizio 2023, quelli del 2021) vengono storicizzati e non saranno quindi più disponibili in Digital Hub ma solo nel portale di Conservazione Digitale, a condizione che si sia aderito al relativo servizio.
La Conservazione digitale non avviene dunque nel DH, ma avviene nell'apposito portale di Zucchetti.
La scheda "Archivio" del DH è solo un archivio temporaneo dei documenti inviati in conservazione dal quale è possibile consultare agevolmente le fatture (per un periodo limitato di tempo) senza dover necessariamente accedere al portale della Co.Di.
Come ricercare una fattura elettronica nel DH
La ricerca di una fattura elettronica nel DH è pressoché identica sia che si tratti di una fattura ricevuta (Passiva) che una fattura emessa (Attiva). La ricerca prevede l'uso di filtri che variano leggermente in funzione del tipo di fattura (di acquisto o di vendita), ma la ricerca segue le stesse logiche di funzionamento.
I principali tipi di ricerca sono:
- Come ricercare una fattura elettronica passiva nel DH
- Come ricercare una fattura elettronica attiva nel DH
Come ricercare una fattura elettronica passiva nel DH
La ricerca di una fattura passiva (ricevuta) è forse il caso più frequente di ricerca, la prima cosa da verificare è la data di emissione/ricezione, se la fattura che si ricerca non ancora passata in Conservazione digitale la ricerca andrà fatta nella scheda "Ricevute", se invece la fattura è stata emessa/ricevuta da più di 90 giorni è necessario effettuare la ricerca direttamente nella scheda "Archivio".
Se invece la fattura non è dell'anno corrente, ne di quello immediatamente precedente, sarà necessario ricercare la fattura direttamente in conservazione digitale.
Come ricercare una fattura passiva nella scheda "Ricevute"
Nella scheda "Ricevute" delle fatture passive come prima cosa è necessario:
- se nel DH sono configurate più di una azienda, indicare se la ricerca deve essere fatta per una specifica azienda o per tutte
- premere sul pulsante "filtri"
- compilare i vari campi per cui eseguire il filtro:
- periodo di tempo in cui eseguire la ricerca (obbligatorio)
- la Ragione sociale del fornitore
- premere il pulsante "Applica"
Nota: per essere certi del risultato della ricerca, si consiglia di fare la ricerca per "Cedente" indicando la ragione sociale completa del fornitore. Nel caso si abbiano dei dubbi su quale sia la ragione sociale completa, si consiglia di ricercare una vecchia fattura dello stesso fornitore e di fare il copia/incolla del nome.
In questo modo verranno mostrate tutte le fatture presenti nella scheda "Ricevute" per quel fornitore e si potrà facilmente individuare la fattura in oggetto.
Come ricercare una fattura passiva nella scheda "Archivio"
Nella scheda "Archivio" delle fatture passive come prima cosa è necessario:
- se nel DH sono configurate più di una azienda, indicare se la ricerca deve essere fatta per una specifica azienda o per tutte
- premere sul pulsante "filtri"
- compilare i vari campi per cui eseguire il filtro:
- anno e mese della fattura da ricercare (obbligatorio)
- la Ragione sociale del fornitore
- premere il pulsante "Applica"
Nota: per essere certi del risultato della ricerca, si consiglia di fare la ricerca per "Cedente" indicando la ragione sociale completa del fornitore. Nel caso si abbiano dei dubbi su quale sia la ragione sociale completa, si consiglia di ricercare una vecchia fattura dello stesso fornitore e di fare il copia/incolla del nome.
In questo modo verranno mostrate tutte le fatture presenti nella scheda "Ricevute" per quel fornitore e si potrà facilmente individuare la fattura in oggetto.
Come ricercare una fattura elettronica attiva nel DH
Anche nel caso di ricerca di fatture di vendita (attive), la prima cosa da verificare è la data di emissione/invio, se la fattura che si ricerca non è ancora stata inviata in Conservazione digitale la ricerca andrà fatta nella scheda "Iter completato", se invece la fattura è stata emessa/inviata da più di 90 giorni è necessario effettuare la ricerca direttamente nella scheda "Archivio".
Se invece la fattura non è dell'anno corrente, ne di quello immediatamente precedente, sarà necessario ricercare la fattura direttamente in conservazione digitale.
Come ricercare una fattura attiva nella scheda "Iter completato"
Nella scheda "Iter completato" delle fatture attive come prima cosa è necessario:
- indicare se si desidera ricercare una fattura "verso privati" (ossia azienda private B2B o persone fisiche B2C) o "verso PA" (Pubblica Amministrazione)
- se nel DH sono configurate più di una azienda, indicare se la ricerca deve essere fatta per una specifica azienda o per tutte
- premere sul pulsante "filtri"
- compilare i vari campi per cui eseguire il filtro (ad. es. la ragione sociale del cliente)
- premere il pulsante "Applica"
Nota: per essere certi del risultato della ricerca, si consiglia di fare la ricerca per "Cessionario committente" indicando la ragione sociale completa del cliente. Nel caso si abbiano dei dubbi su quale sia la ragione sociale completa, si consiglia di ricercare una vecchia fattura dello stesso cliente e di fare il copia/incolla del nome.
In questo modo verranno mostrate tutte le fatture presenti nella scheda "Iter Completato" per quel cliente e si potrà facilmente individuare la fattura in oggetto.
Come ricercare una fattura attiva nella scheda "Archivio"
Nella scheda "Archivio" delle fatture attive come prima cosa è necessario:
- indicare se si desidera ricercare una fattura "verso privati" (ossia azienda private B2B o persone fisiche B2C) o "verso PA" (Pubblica Amministrazione)
- se nel DH sono configurate più di una azienda, indicare se la ricerca deve essere fatta per una specifica azienda o per tutte
- premere sul pulsante "filtri"
- compilare i vari campi per cui eseguire il filtro:
- anno e mese della fattura da ricercare (obbligatorio)
- la Ragione sociale del cliente
- premere il pulsante "Applica"
Nota: per essere certi del risultato della ricerca, si consiglia di fare la ricerca per "Cessionario committente" indicando la ragione sociale completa del cliente. Nel caso si abbiano dei dubbi su quale sia la ragione sociale completa, si consiglia di ricercare una vecchia fattura dello stesso cliente e di fare il copia/incolla del nome.
In questo modo verranno mostrate tutte le fatture presenti nella scheda "Archivio" per quel cliente e si potrà facilmente individuare la fattura in oggetto.
Cosa fare se la fattura non è presente nel DH
Se la fattura elettronica (attiva o passava) che si sta ricercando non viene trovata nel DH, si consiglia di verificare la data di emissione/ricezione delle fattura.
Se la fattura è riconducibile all'anno in corso o a quello immediatamente precedente si consiglia di effettuare la ricerca nel Cassetto Fiscale disponibile nel sito dell'Agenzia delle Entrate in modo da essere certi che la fattura elettronica sia stata effettivamente inviata all'Agenzia delle Entrate.
Se invece la fattura è riconducibile a più anni precedenti, si consiglia di effettuare la ricerca direttamente nel sito della Conservazione digitale, per sapere come fare consultare l'articolo "Come ricercare una fattura elettronica (attiva o passiva) in Conservazione digitale"
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