Come inviare una fattura elettronica ad un cliente

Sommario
Nel presente articolo puoi apprendere come configurare correttamente l'anagrafica del cliente (in base alla sua tipologia) e come inviare una o più fatture elettroniche tramite Mago4.

Premessa
Se non hai ancora confidenza con le fatture elettroniche, prima di continuare la lettura di questo articolo ti consigliamo di leggere:

• Come creare una fattura elettronica in Mago4
• Come inserire allegati con la fattura elettronica

Il Sistema di Interscambio (SDI) può recapitare le fatture elettroniche al cliente finale tramite Codice Destinazione FE, tramite Posta elettronica certificata (PEC) e nel caso di clienti privati tramite il solo codice fiscale.

Dal 2021 lo SDI ha implementato la gestione delle FE per gli Operatori Economici di San Marino (OESM) e dal 2022 ha reso obbligatorio l'invio delle FE anche ai clienti esteri (sia UE che Extra UE).

Per gestire i casi sopra indicati è necessario configurare correttamente l'anagrafica del cliente e successivamente procedere all'invio (singolo o in modo massivo) delle fatture.

Cliente nazionale con Codice Destinazione FE (PA o B2B)

Il metodo principale di invio delle FE è quello che si basa sul Codice di Destinazione FE, tale metodo è usato sia dalla Pubblica Amministrazione che dalle aziende del settore privato.

Nel caso di Pubblica Amministrazione (PA) il codice in oggetto rappresenta il Codice Univoco Ufficio, ossia l'identificativo univoco di 6 caratteri attribuito all'ufficio e dichiarato in IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni).
Nel caso di aziende private (B2B - Business to Business) tale codice ha una lunghezza di 7 caratteri e rappresenta il canale accreditato dal Sistema di Interscambio (SDI) utilizzato dal cliente. Nel caso del Digital Hub di Zucchetti (DHZ) il codice è "SUBM70N" e pertanto è identico per tutti i soggetti che utilizzano il DHZ.

Per abilitare l'invio tramite Codice Destinazione FE, è necessario:

1. selezionare l'anagrafica del cliente in oggetto e premere il pulsante "Modifica" 
2. selezionare la scheda "Comunicazioni digitali" dell'anagrafica del cliente
3. mettere il flag su "Gestisce Fatturazione Elettronica"
4. inserire il "Codice Destinatario FE" (che sarà composto da 6 caratteri nel caso delle PA e 7 caratteri nel caso delle aziende del settore privato)
5. premere il pulsante "Salva"  per confermare l'inserimento

Nel caso della  Pubblica Amministrazione (PA), prima di inserire il "Codice Destinazione FE" (6 caratteri) e necessario:

1. posizionarsi nella scheda "Dati Amministrativi" della maschera dell'anagrafica del cliente
2.  mettere il flag sul campo "Pubblica Amministrazione", tale opzione permette l'inserimento di un codice di 6 caratteri (in luogo dei soliti 7 caratteri) e di non visualizzare il messaggio di errore:
   
   
3. mettere il flag sul campo "Split Payment" (se necessario)

 

Cliente con indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC)
Nel caso di aziende private (B2B - Business to Business) che non dispongono del Codice di Destinazione FE, il Sistema di Interscambio (SDI) può inviare la fattura elettronica tramite Posta Elettronica Certificata (PEC).

Per abilitare l'invio tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), è necessario:

1. selezionare l'anagrafica del cliente in oggetto e premere il pulsante "Modifica" 
2. selezionare la scheda "Comunicazioni digitali" dell'anagrafica del cliente
3. mettere il flag su "Gestisce Fatturazione Elettronica"
4. mettere il flag su "Invia con Posta Certificata" (notare che il campo  "Codice Destinatario FE" viene automaticamente compilato con la stringa "0000000") 
5. inserire l'indirizzo email di posta elettronica certificata nel campo "PEC" che si trova nella la scheda "Dati Principali" dell'anagrafica del cliente
6. premere il pulsante "Salva"  per confermare l'inserimento

Cliente privato con solo codice fiscale
Nel caso di persone fisiche (B2C - Business to Consumer) che non dispongono di una PEC, il Sistema di Interscambio (SDI) rende disponibile la fatture elettronica nel Cassetto Fiscale del destinatario; il venditore ha solo l'obbligo di avvisare il cliente dell'emissione in formato elettronico del documento e di recapitargli copia della fattura in altro formato (ad es. cartaceo, PDF, ecc).

Per abilitare l'invio tramite codice fiscale, è necessario:

1. selezionare l'anagrafica del cliente in oggetto e premere il pulsante "Modifica" 
2. selezionare la scheda "Comunicazioni digitali" dell'anagrafica del cliente
3. mettere il flag su "Gestisce Fatturazione Elettronica"
4. inserire il codice fiscale nella scheda "Anagrafica" dell'anagrafica del cliente
5. premere il pulsante "Salva"  per confermare l'inserimento

Cliente estero UE o Extra UE (escluso San Marino)

Dal 1 luglio 2022 (a seguito dell'abolizione dell'invio telematico delll'esterometro) è obbligatorio emettere fattura elettronica anche nei confronti di clienti esteri sia essi aziende private (B2B - Business to Business) o persone fisiche (B2C - Business to Consumer),.

Per abilitare l'invio ai clienti esteri, è necessario:

1. selezionare l'anagrafica del cliente in oggetto e  premere il pulsante "Modifica"
2. selezionare la scheda "Comunicazioni digitali" dell'anagrafica del cliente
3. mettere il flag su "Gestisce Fatturazione Elettronica"
4. inserire il valore "XXXXXXX" nel campo "Codice Destinatario" 
5. premere il pulsante "Salva"  per confermare l'inserimento

In merito alla compilazione della scheda "Dati Principali" del cliente estero, si ricorda che è necessario:

1. inserire un codice ISO Stato diverso da "IT", in Mago sono disponibili tutti i codici ISO Stato standard per identificare le nazioni del mondo
2. il campo "Partita IVA" non deve essere mai vuota, se non si dispone del reale numero di P.IVA comunitaria è sufficiente inserire un trattino "-";  si precisa che nessun tipo di verifica viene fatta dallo SDI sulla correttezza della P. IVA estera ma la procedura verifica che il campo non sia vuoto, quindi è obbligatorio indicare un valore nel relativo campo.
3. il testo del campo "Indirizzo" non deve essere troppo lungo (soprattutto nel caso di clienti cinesi) se si ha un indirizzo molto lungo si può utilizzare il campo "Indirizzo aggiuntivo"
4. il CAP (Codice di Avviamento Postale) deve essere sempre indicato e deve essere sempre di 5 cifre (si consiglia di indicare "00000")

Nota: si precisa che la FE non viene realmente consegnata al cliente estero, pertanto è necessario inviare una copia della fattura di cortesia al cliente finale al fine di informarlo dell'emissione della fattura nei suoi confronti e poter esigere il pagamento.

Cliente di San Marino (OESM: Operatore Economico di San Marino)

Dal 1 ottobre 2021 è possibile emettere fattura elettronica anche nei confronti di Operatori Economici di San Marino.

Per abilitare l'invio ai clienti di San Marino, è necessario:

1. selezionare l'anagrafica del cliente in oggetto e  premere il pulsante "Modifica"
2. selezionare la scheda "Comunicazioni digitali" dell'anagrafica del cliente
3. mettere il flag su "Gestisce Fatturazione Elettronica"
4. inserire il valore "2R4GTO8" nel campo "Codice Destinatario", tale codice identifica HUB-SM (il sistema di interscambio della Repubblica di San Marino) ed è comune per tutti gli OESM
5. premere il pulsante "Salva"  per confermare l'inserimento

In merito alla compilazione della scheda "Anagrafica" del cliente di San Marino, si ricorda che è necessario:

1. inserire il codice ISO Stato di San Marino che  è "SM"
2. nel campo "Partita IVA", inserire il numero (senza lettere) del codice operatore economico sammarinese (es. 12345 o tutt'al più 00000012345).

Note: si precisa che la FE verrà inoltrata da DH a SDI e da SDI a HUB-SM, si consiglia dunque di prendere contatto con il cliente e di farsi dare tutte le informazioni del caso sui parametri da usare per l'invio della FE, Eventuali errori di invio potrebbero generare la necessità di emettere Note di Credito.

 

Invio di una singola fattura
Una volta emessa la fattura elettronica e verificato che l'anagrafica del cliente in oggetto sia stata configurata correttamente per il sistema di trasmissione che si desidera utilizzare, occorre:

1. aprire in Mago4 la fattura che si desidera inviare
2. cliccare sul menù a tendina del pulsante "Funzioni Comunicazioni Digitali"  e selezionare l'opzione"Invia"

Nota: Dalla versione 2.4.1 di Mago4, l'invio singolo di una fattura avviene in pochi secondi. Effettuato l'invio non troveremo i documenti direttamente in Digital Hub in quanto il servizio ESP effettua le azioni necessarie ad intervalli di tempo prestabiliti pertanto possono trascorrere anche alcune ore dall'invio all'effettiva disponibilità delle fatture sul DHZ.

Procedura massiva di invio fatture con la versione Mago4 2.4.1 e successive
Per inviare più fatture elettroniche contemporaneamente è possibile utilizzare la procedura "Trasmissione Documenti" che è disponibile in [Comunicazioni Digitali>Fatturazione Elettronica].

In Mago4 dalla versione 2.4.1 è stato introdotto l'invio asincrono delle fatture elettroniche quindi la procedura non si interfaccia più dirittamente con il DHZ ma con il servizio ESP che è in costante esecuzione  sul server aziendale.
La validazione formale dell'XML è dunque demandata al servizio ESP; se l'utente lo desidera può attivare una pre-validazione in fase di estrazione documenti in modo da evidenziare eventuali errori (ad es. mancanza di CIG/CUP, Natura IVA, assenza di ulteriori dati aggiuntivi, ecc). 
Non eseguire la pre-validazione velocizza l'elaborazione dei documenti ma espone al rischio che in mancanza dei dati sopra citati le fatture vengano scartate o rifiutate.

Per utilizzare la procedura massiva, è necessario:

1. impostare i filtri per la ricerca dei documenti da inviare (principalmente la Data Documento)
2. selezionare il flag "Pre-Valida documenti" se desiderato
3. premere il pulsante "Estrai"  per visualizzare la lista dei documenti che verranno inviati (Fatture, Note di Credito, ecc) da spedire
4. controllare la presenza di eventuali messaggio di errore o di avvertimento nelle apposite colonne
5. se necessario selezionare le righe delle fatture da inviare
6. fare doppio click nella colonna "Allegati" per allegare eventuali documenti alle singole fatture 
7. selezionare i documenti da allegare (ad es. copia del contratto, DURC, ecc)
8. premere sul pulsante "Indietro" 
9. premere il pulsante "Esegui"  per avviare l'invio massivo

Procedura massiva di invio fatture con la versione Mago4 2.4 e precedenti
Per inviare più fatture elettroniche contemporaneamente è possibile utilizzare la procedura "Trasmissione Documenti" che è disponibile in [Comunicazioni Digitali>Fatturazione Elettronica].

Per utilizzare la procedura massiva, è necessario:

1. impostare i filtri per la ricerca dei documenti da inviare (principalmente la Data Documento)
2. selezionare il flag "Valida documenti" se desiderato (possibilità introdotta con Mago4 2.4)
3. premere il pulsante "Estrai"  per visualizzare la lista dei documenti che verranno inviati (Fatture, Note di Credito, ecc) da spedire
4. fare doppio click nella colonna "Allegati" per allegare eventuali documenti alle singole fatture 
5. selezionare i documenti da allegare (ad es. copia del contratto, DURC, ecc)
6. premere sul pulsante "Indietro" 
7. premere il pulsante "Esegui"  per avviare l'invio massivo

Con Mago4 2.4 nella procedura di invio massivo delle fatture è stata introdotta la possibilità di eseguire o meno le operazioni di validazione degli XML estratti.
La procedura di validazione preserva dal fatto che possano essere inviati al DHZ documenti non validi e che quindi sarebbero scartati per vizi; gli errori/avvertimenti rilevati dalla validazione verranno evidenziati con appositi messaggi nella griglia della maschera della procedura.
Vista l'importanza della validazione, nella procedura di invio massivo dei documenti il flag viene proposto attivato.
La funzione disattivata permette una più veloce elaborazione delle informazioni, ma espone al rischio di ricevere scarti dallo SDI.
Nelle versioni di Mago4 2.3.2 e precedenti il flag non è presente e quindi la validazione viene sempre eseguita.

Hai problemi con l'invio delle fatture elettroniche?

Se in fase di invio di una singola fattura o in fase di pre-validazione delle fatture elettroniche della procedura massiva, hai visualizzato un errore che ti impedisce di spedire le email, consulta l'articolo Guida alla Fatturazione elettronica con Mago4  al paragrafo Troubleshooting sulla Fatturazione Elettronica attiva.