In fase di redazione del bilancio d’esercizio si possono verificare dei casi di errore, in cui gli importi di una o più voci di bilancio non sono corretti, come per esempio:
- l’utile/perdita d’esercizio non coincidono tra Stato Patrimoniale e Conto Economico
- una differenza di saldo tra dare/avere nello Stato Patrimoniale
- una o più voci dello Stato Patrimoniale o del Conto Economico riportano un valore non corretto
in tutti questi casi ed anche in altri che si possono riscontrare, è possibile seguire una linea guida di controllo dei valori, che consenta all’utente di individuare e correggere l’errore.
Nell’articolo che segue vengono illustrati gli strumenti messi a disposizione da Mago.Net per controllare i valori di bilancio e viene consigliato un ordine in cui procedere con le verifiche.
Seguire le indicazioni sotto riportate.
1) Per prima cosa si può procedere con un ricalcolo dei saldi dei conti del piano dei conti, in quanto l’errore sul bilancio potrebbe dipendere da un errato aggiornamento dei saldi contabili, dovuto a modifiche/cancellazioni di movimenti contabili già registrati in corso d’esercizio.
La procedura di “Ricostruzione Saldi Contabili” azzera i saldi di tutti i conti per poi ricalcolare movimento per movimento contabile, dal 01/01 al 31/12 dell’esercizio, tutti i saldi, aggiornandoli fino all’ultimo movimento contabile registrato, vedi Figura 1.
Per lanciare la procedura di ricostruzione saldi contabili andare in Parametri e Servizi->Servizi->Contabilità->Ricostruzioni Contabili->Ricostruzione Dati Contabili e lanciare la procedura facendo doppio clic del mouse¹ sopra la voce di menù indicata, vedi Figura 2.
Fare riferimento all’articolo “Ricostruzione Saldi Contabili” per avere le informazioni necessarie su come lanciare la procedura di ricalcolo saldi contabili.
Se dopo aver lanciato la procedura di ricostruzione saldi contabili il problema persiste ancora procedere al punto successivo.
2) Andare in Contabilità->Prima Nota->Liste di Controllo->Prime Note Zoppe e lanciare la stampa facendo doppio clic del mouse¹ sopra la voce di menù indicata, vedi Figura 3.
Tale stampa di controllo serve per verificare se nell’esercizio sono stati registrati dei movimenti contabili di prima nota zoppi; se la stampa non estrae nessun dato, allora non vi sono registrazioni contabili zoppe.
Nel caso l’errore si riferisca al saldo contabile dei clienti/fornitori è possibile utilizzare una stampa di controllo per verificare se un cliente/fornitore è stato movimentato in contabilità con un conto diverso da quello impostato nella relativa anagrafica, vedi Figura 5.
Per lanciare la stampa di controllo del conto movimentato per i clienti/fornitori occorre andare in Contabilità->Prima Nota->Liste di Controllo->Clienti/Fornitori Movimentati con Conto Diverso da quello Anagrafico e fare doppio clic del mouse¹ sopra la voce di menù indicata, vedi Figura 4.
Se la stampa non estrae nessun dato, allora non vi sono movimenti contabili per clienti/fornitori movimentati con un conto diverso da quello impostato in anagrafica.
Se le stampe di controllo non evidenziano errori procedere con il punto successivo.
3) Andare in Contabilità->Bilanci ed utilizzare una delle stampe di bilancio presenti per controllare un mese alla volta i saldi contabili, vedi Figura 6.
Il bilancio viene stampato analizzando tutto l’esercizio e nel caso uno o più valori non siano corretti occorre individuarne la causa; per far ciò occorre lanciare la stampa del bilancio un mese alla volta (vedi Figura 7), partendo da Gennaio e se non si riscontrano errori nei valori, rilanciare la stampa analizzando i mesi di Gennaio e Febbraio e se non vi sono ancora errori procedere con la stampa di Gennaio, Febbraio e Marzo e così via fino ad individuare il periodo/mese in cui i saldi non sono corretti.
Una volta individuato il mese in cui si presenta l’errore sui saldi contabili, procedere al controllo di tutti i movimenti contabili del mese.
L’utente per controllare può ricorrere alle stampe presenti su Mago.Net, quali per esempio le stampe delle schede contabili per data competenza, che si trovano in Contabilità->Prima Nota->Schede Contabili, vedi Figura 8.
I saldi dei conti visualizzati in bilancio sono determinati in base alla data di competenza delle registrazioni contabili, ed anche se generalmente le date di registrazione e di competenza nei movimenti contabili coincidono, è più opportuno utilizzare le stampe delle schede contabili per data competenza per eseguire i controlli.
Le indicazioni sopra riportate e l’ordine in cui sono state proposte rappresentano un metodo di controllo utile all’utente per verificare eventuali errori nei valori delle stampe di bilancio.
Legenda
1. Con il termine: “doppio clic del mouse” si intende l’azione di premere due volte consecutive, in rapida successione, il tasto sinistro del mouse.
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