Come consultare la dichiarazione di intento nelle FE utilizzando la "Nuova Gestione Dichiarazioni di Intento" in Mago4

Sommario

Nel presente articolo puoi apprendere come gestire le fatture elettroniche di vendita con le Dichiarazioni di Intento utilizzando la "Nuova Gestione Dichiarazioni di Intento" prevista in Mago4.

Premessa

Con la miglioria n. 6670 "Nuova Gestione Dichiarazioni di Intento" introdotta in Mago4 3.6 oltre a consentire l’inserimento del limite di importo della dichiarazione di intento per singolo cliente è ora possibile indicare la dichiarazione d’intento in tutti i documenti del ciclo attivo e controllarli per evitare lo spalfonamento.

Tale miglioria è stata rilasciata solo in Mago4, pertanto queste funzioni e controlli non sono disponibili in Mago.Net.

Se non si desidera attivare ed utilizzare la nuova gestione delle dichiarazioni di intento è possibile continuare ad utilizzare la precedente procedura descritta nel ns articolo "Come consultare la dichiarazione di intento nelle FE in Mago4".

Per poter utilizzare la nuova gestione, è necessario avere attivi il modulo contabilità ed il modulo vendite (per la gestione delle Dichiarazioni d’Intento ricevute); la nuova gestione non è disponibile nei documenti contabili.

La nuova gestione non riesce ad aggiornare i consumi di Dichiarazioni di Intento già utilizzate con la vecchia gestione, pertanto per le Dichiarazioni di Intento gestite prima dell'attivazione, l'utente può:

1. utilizzare la vecchia gestione

oppure, con la nuova gestione:

1. selezionare a mano le Dichiarazioni di Intento che desidera utilizzare
2. aggiornare manualmente il nuovo campo relativo al "consumo esterno"

In Mago4, per poter visualizzare le Dichiarazioni di Intento secondo la nuova gestione, occorre:

• Attivare la Stampa delle Dichiarazioni di Intento
• Abilitare lo standard Assosoftware nei Parametri Comunicazioni Digitali (facoltativo)
• Attivare la Nuova Gestione delle Dichiarazioni di Intento
• Verifica dei documenti in cui è attivo il controllo sul Consumo del Plafond
• Inserire le Dichiarazioni di Intento
  • Validità della Dichiarazione di Intento
• Predisporre l'anagrafica dei codici IVA
• Emettere la fattura elettronica di vendita utilizzando il codice IVA predisposto
  • Gestione Automatica delle Dichiarazioni di Intento
  • Gestione Manuale delle Dichiarazioni di Intento
  • Visualizzazione delle Dichiarazioni di Intento nell'XML delle FE
• Ricostruzione Dichiarazioni di Intento
• Report di controllo

Attivare la stampa delle Dichiarazioni di Intento

Per poter visualizzare i riferimenti alle Dichiarazioni di Intento nell'XML delle fatture elettroniche occorre attivare l'opzione "Stampa Dichiarazioni di Intento", per farlo è necessario:

1. andare in [Preferenze>Vendite>Parametri vendite]
2. premere il pulsante  "Modifica"
3. selezionare la tab "Dati principali"
4. mettere il flag su "Stampa dichiarazioni di intento" del gruppo "Fincati documento"
5. premere il pulsante "Salva"

Abilitare lo standard Assosoftware nei Parametri Comunicazioni Digitali (facoltativo)

L'abilitazione dello standard Assosoftware è un'operazione facoltativa, è consigliata per rendere maggiormente visibile l'indicazione della Dichiarazione di Intento nell'XML della fattura elettronica.
Per poter abilitare lo standard Assosoftware in Mago è necessario:

1. accedere a [Preferenze>Comunicazioni Digitali>Parametri Comunicazioni Digitali]
2. selezionare la tab "Fatturazione Elettronica Attiva"
3. premere il pulsante "Modifica"
4. espandere il raggruppamento "Standard assosoftware" e selezionare l'opzione "Abilita lo standard Assosoftware per documenti verso PA" e/o l'opzione "Abilita lo standard Assosoftware per i documenti B2B" a seconda della tipologia di clienti per la quale occorre visualizzare le Dichiarazioni di Intento
5. premere il pulsante "Salva"

Attivare la Nuova Gestione delle Dichiarazioni di Intento

Per poter attivare la nuova gestione delle Dichiarazioni di Intento in Mago4  è necessario:

1. andare in [Preferenze>Amministrazione>Parametri Contabilità]
2. premere il pulsante "Modifica"
3. selezionare la tab "IVA"
4. espandere il raggruppamento "Plafond" e mettere il flag su:
   • "Abilita nuova gestione Dichiarazione di Intento" per abilitare la nuova gestione (obbligatorio)
   • "Gestione manuale Dichiarazione di Intento" per abilitare la gestione manuale della nuova gestione (scelta consigliata); l'attivazione o meno del flag in oggetto permette dunque di scegliere se gestire l'assegnazione delle Dichiarazioni di Intento in modo manuale o automatico
     (per maggiori dettagli vedi specifici paragrafi successivi nel corso di questo articolo).
5. premere il pulsante "Salva"

Verifica dei documenti in cui è attivo il controllo sul Consumo del Plafond

Con la nuova gestione delle Dichiarazioni di Intento, è possibile indicare su quali documenti del ciclo attivo è possibile attivare il controllo sul consumo del plafond e se il documento deve prevedere l'aggiornamento dell'importo stimato; per farlo è sufficiente:

1. accedere alla tab "Tipo" documento" delle maschere:
   • "Codici di Default Ordini Cliente per Utente" che si trova in [Preferenze>Vendite>Ordini Cliente] se si desidera attivare il controllo sugli ordini clienti
   • "Codici di Default Vendite per Utente" che si trova in [Preferenze>Vendite>Documenti Vendite] se si desidera attivare il controllo sui documenti di vendita (ad es. DDT, Fatture, ecc)
2. selezionare l'opzione "Avverti/Blocca/Ignora" nel campo "Controllo Dichiarazione di Intento" per indicare se si desidera attivare il controllo sul consumo del Plafond e se al raggiungimento del limite della Dichiarazione di Intento, il messaggio dovrà essere un semplice avvertimento o un errore bloccante che inibirà il salvataggio del documento
3. mettere il flag nel campo "Aggiorna Imp. Stimato Dichiarazioni di Intento" se si desidera che il documento selezionato, alimenti il Plafond stimato, abilitando tale opzione, i documenti non contabilizzati verranno mostrati nella griglia "Dettagli Importo Stimato" presente nell'anagrafica delle dichiarazione di intento.

Inserire le Dichiarazioni di Intento

L'introduzione della fatturazione elettronica non ha modificato le operazioni da svolgere per inserire le  Dichiarazioni di intento; se desiderate approfondire tale argomento è possibile consultare l'articolo Gestione Dichiarazioni di Intento emesse e ricevute.

Le Dichiarazioni di intento ricevute dai clienti possono essere inserite esclusivamente da [Amministrazione>Stampe fiscali>Dichiarazioni di intento>Dichiarazioni di intento ricevute].

Occorre precisare che affinché siano visibili in fattura elettronica i 17 numeri relativi al Protocollo Telematico è necessario che siano compilati:

1. obbligatoriamente il campo "Protocollo Telematico" (massimo 17 caratteri) ed il campo  "Progressivo Telematico" (massimo 6 caratteri)
2. facoltativamente il campo "Data Ricevuta Telematica"
3. facoltativamente il campo "Numero Emissione" (che prevede una lunghezza massima di 11 caratteri).

Dopo l'attivazione della nuova gestione, nell'anagrafica delle Dichiarazioni di Intento, saranno visibili i seguenti nuovi campi:

4. Importo Utilizzato: campo non editabile dall'utente, viene aggiornato dai documenti emessi/ricevuti di tipo contabilizzabile, solo al momento dell’emissione;
5. Importo Stimato:, campo non editabile dall'utente, viene calcolato "al volo" in base ai documenti che concorrono all’importo presunto (di tipo non contabilizzabile, quali ordini e documenti di consegna/resi);
6. Consumi Esterni: l'unico campo editabile dall'utente, per segnalare i consumi indipendenti dai documenti di Mago;
7. Importo Disponibile è calcolato come differenza tra l’importo limite e tutti i consumi.
8. la griglia "Dettaglio Importo Stimato" mostra gli utilizzi delle Dichiarazioni di Intento, per tutti i documenti per i quali si è scelto di aggiornare l'importo stimato nei codici di default.

Note:

• Il campo "Importo utilizzato" è aggiornato dai documenti contabilizzabili, all’atto dell’emissione.

• Il campo "Importo Stimato" è aggiornato dal programma al salvataggio di un documento del ciclo attivo/passivo di tipo non contabilizzabile o contabilizzabile ma non emesso, se nei "codici di default per utente"  per il documento in gestione, è previsto l’aggiornamento dell’importo presunto;

• la griglia "Dettaglio Importo Stimato" mostra la lista dei documenti che determinano il valore del campo "Importo Stimato"

Tutte le dichiarazioni di intento presentate dal cliente e registrate in Mago sono visibili nella tab "Dichiarazioni" dell'anagrafica cliente; l'ultima dichiarazione di intento inserita è visibile in Anagrafica cliente in alto a destra nel riquadro "Ultima dichiarazione di intento".

Nota:  La griglia delle dichiarazioni di intento ed i campi della sezione "Ultima dichiarazione di intento" non sono editabili, ma disponibili in sola lettura.

Validità delle Dichiarazioni di intento

Una Dichiarazione di Intento ricevuta è considerata valida e quindi proposta in inserimento del documento di vendita quando:

• la Data di emissione della Dichiarazione di Intento ricevuta è inferiore o uguale alla Data del Documento di vendita;
• la somma dell'"Importo Utilizzato" assieme a quella inserita manualmente nel campo "Consumo Esterno" è inferiore all'"Importo Limite" 
• la "Data di Revoca" della dichiarazione è vuota;
• la "Data di Revoca" è inferiore alla Data del documento;

Nota: Sono da considerarsi non valide (e quindi non proposte dal programma) le Dichiarazioni di Intento richiamate in una Nota di Credito o in un Reso, quando nella Dichiarazione non vi sia ancora stato un consumo attivo di plafond, questo per evitare consumi negativi equiparabili matematicamente allo splafonamento.
Prevedendo però la casistica di emissione di fatture all'esterno di Mago, per assegnare Dichiarazioni di Intento ad una Nota di Credito orfana di Fattura, occorre inserire il valore del consumo della fattura nell'apposito campo "Consumo Esterno", in questo modo, il programma proporrà nel documento Nota di Credito, la Dichiarazione di intento sulla quale decurtare il consumo.

Predisporre l'anagrafica dei codici IVA

Affinché le Dichiarazioni di Intento possano essere visualizzate nelle Fatture Elettroniche di vendita, occorre  che nell'anagrafica del codice IVA usato nella fattura in oggetto, nella sezione "Plafond" della tab "Dati principali" sia indicato un "Tipo plafond utilizzato" diverso da "Ignora".

Per sapere quale tipo di plafond è necessario impostare, si consiglia di contattare il Commercialista.

Emettere la fattura elettronica di vendita utilizzando il codice IVA predisposto

Con la nuova gestione è possibile gestire le Dichiarazioni di Intento sulle righe del documento (come da normativa fiscale vigente).

Nelle griglie dei documenti degli ordini clienti e dei documenti di vendite, è ora presente una nuova colonna "Prot. Dich. Intento", che sarà mostrata anche nella vista di riga nella scheda "Dati Amministrativi", nel raggruppamento "Contabilità".

A seconda di quanto impostato nei parametri contabilità sopra descritti, la gestione delle dichiarazioni di intento, potrà essere manuale o automatica.

Gestione Automatica delle Dichiarazioni di Intento

Con la gestione automatica delle dichiarazioni di intento (ossia avendo abilitato solo il primo parametro della contabilità "Abilita nuova gestione Dichiarazione di Intento"), al salvataggio del documento sarà attribuita la prima Dichiarazione d'intento valida (anche se presenti più Dichiarazioni valide).

L'utente può tuttavia procedere con l’assegnazione della Dichiarazione prima del salvataggio mediante la selezione dell'opzione "Assegna la Dichiarazioni di Intento su tutte le righe" del pulsante "Azioni".
Selezionando questa opzione, il programma controllerà se sono presenti Dichiarazioni valide per il cliente, se non presenti, verrà mostrato il messaggio: "Non sono presenti Dichiarazioni di Intento valide per il cliente".

Note:

• la proposizione automatica si potrà modificare solo nel caso in cui sia reinserito sul documento un diverso codice cliente;
• il programma al cambio del cliente pulirà tutte le proposizioni delle Dichiarazioni e sarà riavviato l’iter come a nuovo (dall’utente manualmente, con il pulsante   "Azioni" o automaticamente al salvataggio del documento)
• al cambio della data i dati NON saranno ripuliti
• per evitare errori, nel caso il documento sia composto da molte righe, si consiglia di procedere sempre all'assegnazione mediante il pulsante fulmine "Azioni" , della barra principale e di non delegare totalmente l'assegnazione al solo salvataggio del documento

Gestione Manuale delle Dichiarazioni di Intento

Con la gestione manuale delle dichiarazioni di intento (ossia avendo abilitato anche il secondo parametro della Contabilità "Gestione manuale Dichiarazione di Intento"), al salvataggio del documento non sarà proposta alcuna Dichiarazione di Intento ma verrà segnalato che il  codice IVA usato prevede l’attribuzione di una Dichiarazione di Intento mediante il messaggio di avvertimento: "Nessuna Dichiarazione di Intento è assegnata alla riga nr. x"
L’utente potrà quindi indicare la Dichiarazione di Intento manualmente, in due modalità distinte utilizzando:

• il pulsante  "Collegamento Dichiarazioni di Intento" (che si trova nella barra degli strumenti della griglia) e che permette di scegliere tra le Dichiarazioni valide disponibili, 
• l'opzione "Assegna la Dichiarazioni di Intento su tutte le righe"  del pulsante "Azioni", presente sulla barra degli strumenti del documento.

In entrambi i casi, il programma controllerà se sono presenti Dichiarazioni valide; se non vi sono Dichiarazioni, verrà mostrato il messaggio: "Non sono presenti Dichiarazioni di Intento valide per il cliente"

Per selezionare la dichiarazioni di intento in modo manuale è sufficiente:

1. posizionarsi sulla riga delle fattura da gestire nella griglia "Dettaglio" della scheda "Dati Principali"
2. premere il pulsante "Collegamento Dichiarazioni di Intento" posto sulla barra degli strumenti della griglia
3. selezionare la Dichiarazioni di intento da utilizzare tra quelle disponibili
4. premere il pulsante "OK"

Note: 

• Nella barra degli strumenti inferiore della finestra Dichiarazione di Intento è presente il pulsante "Assegna la Dichiarazione d’Intento su tutte le righe" che permette  di impostare la Dichiarazione selezionata su tutte le righe del documento.
  
• L’assegnazione su tutte le righe avverrà per quelle righe che non hanno ancora una Dichiarazione di Intento assegnata ed entro i limiti della validità della Dichiarazione di Intento.
• Nei travasi dei documenti, il protocollo della Dichiarazione di Intento sarà assegnato in automatico uguale a quello del documento di origine, altrimenti se vuoto, lo assegnerà secondo le regole di validità.
• In fase di selezione di una Dichiarazione di intento, il programma controllerà che i campi "Protocollo telematico" e "Protocollo Documento" sono valorizzati, se non lo sono, la selezione sarà comunque consentita ma verrà visualizzato il messaggio di errore "I dati di riferimento della Dichiarazione di Intento non sono completi."

Visualizzazione delle Dichiarazioni di Intento nell'XML delle FE 

Con la Nuova Gestione Dichiarazione di Intento, nell'XML di Fatturazione Elettronica non è più valorizzato il tag "Causale" (con la prima Dichiarazione di Intento valida per il cliente),  ma l'indicazione dei riferimenti a ciascuna  Dichiarazione di Intento abbinata, è mostrata nelle linee del blocco  2.2.1.16 <AltriDatiGestionali>, in particolare:

• nel campo 2.2.1.16.1 <TipoDato> è riportata la dicitura “INTENTO”
• nel campo 2.2.1.16.2 <RiferimentoTesto> è riportato il protocollo di ricezione della dichiarazione d’intento ed il suo progressivo separato dal segno "-" (es. 08060120341234567-000001)
• nel campo 2.2.1.16.4 <RiferimentoData> è riportata la data della ricevuta telematica rilasciata dall’Agenzia delle Entrate

E' possibile verificare la corretta esposizione dei dati delle dichiarazioni di intento, visualizzando la Preview Completa della fattura e verificando che la dichiarazione di intento:

1. non è più indicata nel campo "Causale" dei "Dati generali del documento"
2. è correttamente riportata nei campi "Altri dati gestionali" delle righe  (sempre visibile)
3. è visibile nei campi "Altri dati gestionali" della riga ausiliaria (se è stata attivata l'opzione facoltativa dello standard Assosoftware)

Ricostruzione Dichiarazioni di Intento

Nei casi in cui l'utilizzo del Plafond effettivamente utilizzato (Importo Utilizzato) o il Plafond presunto (Importo Stimato) di una o più dichiarazioni di intento risulti errato, è possibile ricalcolarlo/i utilizzando la procedura "Ricostruzione Dichiarazioni di Intento" che si trova in [Servizi>Amministrazione>Procedure contabili].

Nei filtri della procedura è possibile indicare l’Anno di competenza, il codice di una specifica Dichiarazione Emessa/Ricevuta, lo specifico cliente/fornitore e si può specificare se ricalcolare l’importo effettivo, presunto o entrambi.

Report di controllo

Per controllare l'esatto consumo del plafond delle Dichiarazioni di Intento, è stato introdotto il report "Plafond utilizzato per Dichiarazione" disponibile in [Amministrazione>Stampe Fiscali>Regimi IVA Speciali].

Il report mostra l'elenco dei movimenti (Data, Numero e importo) di tipo Contabilizzato o Stimato per un determinato cliente, per un determinato periodo, filtrando anche solo per una Dichiarazione di Intento e
con uno specifico Tipo di Plafond. Per ogni Dichiarazione è visualizzato il "Totale Utilizzato" mostrando l' Importo limite, il Residuo e l' Importo Residuo Stimato.