Come ripristinare l'ultimo numero della numerazione dei documenti su Mago4

Sommario

Nell’articolo che segue viene illustrato come sistemare eventuali errori nella numerazione dei documenti, dovuti ad operazioni di modifica/cancellazione/malfunzionamenti che possono compromettere l’ultimo numero di documento risultante al programma, utilizzato per proporre in automatico il successivo numero di protocollo in inserimento di un nuovo documento.

Selezione del periodo per cui sistemare la numerazione di un documento

La numerazione dei documenti viene gestita in base all'esercizio.
Al passaggio da un esercizio al successivo, le numerazione dei documenti si azzerano automaticamente e ripartono dal numero uno.
Pertanto per sistemare la numerazione di un documento è necessario posizionarsi in una data appartenente all'esercizio per il quale si deve sistemare la numerazione, per farlo è sufficiente seguire le indicazioni riportate nell'articolo Come modificare la data delle operazioni su Mago4.

Come sistemare la numerazione in base al tipo documento

La gestione della numerazione dei documenti varia in funzione del tipo di documento come di seguito illustrato:

• la numerazione di Fatture di Vendita/Acquisto, Note di credito Emesse/Ricevute e Note di debito Emesse è gestita dai Registri IVA ed è un numeratore fiscale;
• la numerazione di Documento di trasporto di Vendita/Carico, Resi da Cliente e Resi a Fornitore è gestita dai Bollettari ed è un numeratore fiscale;
• la numerazione di Offerte a Cliente/da Fornitore, Ordini da Cliente/a Fornitore e simili è gestita con numeratori non fiscali.

Nei paragrafi che seguono, in base al tipo di documento, viene descritto come sistemare il relativo numeratore.

Come sistemare la numerazione di Fatture di Vendita/Acquisto, Note di credito Emesse/Ricevute e Note di debito Emesse

Seguire le indicazioni:

1. posizionarsi in una data appartenente all'esercizio per cui si desidera sistemare una numerazione;
2. aprire la voce di menù in [Mago4 > Servizi > Amministrazione > Numeratori Contabili > Numeratori Registri IVA];
3. premere sul pulsante "Ricerca"   (F3);
4. nel campo "Registro IVA" selezionare il registro IVA relativo al documento per cui deve essere sistemata la numerazione. Il Registro IVA da indicare è verificabile nella scheda "Dati Amministrativi" nel campo "Registro" sulla maschera del documento in questione;
5. premere sul pulsante "Radar"   (F7);
6. eseguire un doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla riga estratta;
7. modificare i valori dei campi "Ultima data" e "Ultimo Numero" indicando quelli relativi all'effettivo ultimo documento emesso/registrato;
8. premere sul pulsante "Salva"  (F10) per confermare il salvataggio;
9. per chiudere la maschera premere sul pulsante con la "x" in alto a destra o sul titolo della scheda oppure premere sul pulsante "Esci"  (Ctrl + F4);
10. provare l'inserimento di un nuovo documento per verificare che il numero proposto di numerazione sia corretto.

Come sistemare la numerazione di Documento di trasporto di Vendita/Carico, Resi da Cliente e Resi a Fornitore

Seguire le indicazioni:

1. posizionarsi in una data appartenente all'esercizio per cui si desidera sistemare una numerazione;
2. aprire la voce di menù in [Mago4 > Servizi > Logistica > Manutenzione > Numeratori Bollettari];
3. premere sul pulsante "Ricerca"   (F3);
4. nel campo "Bollettario" selezionare il Bollettario relativo al documento per cui deve essere sistemata la numerazione. Il Registro IVA da indicare è verificabile nella scheda "Spedizione" nel campo "Bollettario" sulla maschera del documento in questione;
5. premere sul pulsante "Radar"   (F7);
6. eseguire un doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla riga estratta;
7. modificare i valori dei campi "Ultima data" e "Ultimo Numero" indicando quelli relativi all'effettivo ultimo documento emesso/registrato;
8. premere sul pulsante "Salva"  (F10) per confermare il salvataggio;
9. per chiudere la maschera premere sul pulsante con la "x" in alto a destra o sul titolo della scheda oppure premere sul pulsante "Esci"  (Ctrl + F4);
10. provare l'inserimento di un nuovo documento per verificare che il numero proposto di numerazione sia corretto.

Come sistemare la numerazione di Offerte a Cliente/da Fornitore, Ordini da Cliente/a Fornitore e simili

Seguire le indicazioni:

1. posizionarsi in una data appartenente all'esercizio per cui si desidera sistemare una numerazione;
2. aprire la voce di menù in [Mago4 > Servizi > Anagrafiche > Manutenzione > Numeratori non Fiscali];
3. premere sul pulsante "Ricerca"   (F3);
4. nel campo "Tipo Documento" selezionare il tipo di documento per cui deve essere sistemata la numerazione;
5. premere sul pulsante "Radar"   (F7);
6. eseguire un doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla riga estratta;
7. modificare i valori dei campi "Ultima data" e "Ultimo Numero" indicando quelli relativi all'effettivo ultimo documento emesso/registrato;
8. premere sul pulsante "Salva"  (F10) per confermare il salvataggio;
9. per chiudere la maschera premere sul pulsante con la "x" in alto a destra o sul titolo della scheda oppure premere sul pulsante "Esci"  (Ctrl + F4);
10. provare l'inserimento di un nuovo documento per verificare che il numero proposto di numerazione sia corretto.

Approfondimento

Si prega di porre molta attenzione nella sistemazione manuale dei numeratori documenti onde evitare buchi di numerazione e proposizioni errate di nuovi numeri di documento.