Sommario
In fase di redazione del bilancio d’esercizio si potrebbero verificare degli errori, per cui gli importi di una o più voci di bilancio non sono corretti, come per esempio:
- l’utile/perdita d’esercizio non coincidono tra Stato Patrimoniale e Conto Economico;
- una differenza di saldo tra dare/avere nello Stato Patrimoniale;
- una o più voci dello Stato Patrimoniale o del Conto Economico riportano un valore non corretto;
in tutti questi casi ed anche in altri che si potrebbero riscontrare, è possibile seguire una scaletta di controlli sui valori, che consenta all’utente di individuare e correggere l’errore.
Nell’articolo che segue vengono illustrati gli strumenti messi a disposizione da Mago4 per controllare i valori di bilancio, consigliando un metodo ordinato di verifiche da attuare.
Prima verifica: la ricostruzione dei saldi contabili
Per prima cosa si può procedere con un ricalcolo dei saldi dei conti del piano dei conti, in quanto l’errore sul bilancio potrebbe dipendere da un errato aggiornamento dei saldi contabili, dovuto a modifiche/cancellazioni di movimenti contabili già registrati in corso d’esercizio.
La procedura di “Ricostruzione Dati Contabili” azzera i saldi di tutti i conti per poi ricalcolare movimento per movimento contabile, dal 01/01 al 31/12 dell’esercizio, tutti i saldi, aggiornandoli fino all’ultimo movimento contabile registrato.
Per sapere come eseguire la procedura di ricostruzione saldi contabili fare riferimento all'articolo La ricostruzione saldi contabili su Mago4.
Seconda verifica: le stampe di controllo delle prime note
Se dopo aver lanciato la procedura di ricostruzione saldi contabili il problema persiste procedere con la verifica indicata in questo paragrafo:
- eseguire la stampa nella voce di menù in [Mago4 > Amministrazione > Contabilità > Liste di Controllo > Prime Note Zoppe].
Questa stampa consente di verificare se nell’esercizio sono stati registrati dei movimenti contabili di prima nota zoppi; se la stampa non estrae nessun dato, allora non vi sono registrazioni contabili zoppe.
Un altro tipo di errore che si potrebbe rilevare è relativo al saldo contabile dei clienti/fornitori e in questo caso è possibile utilizzare una stampa di controllo per verificare se un cliente/fornitore è stato movimentato in contabilità con un conto diverso da quello impostato nella relativa anagrafica.
Per eseguire la stampa di controllo del conto movimentato per i clienti/fornitori occorre:
- lanciare la stampa nelle voce di menù in [Mago4 > Amministrazione > Contabilità > Liste di Controllo > Clienti/Fornitori Movimentati con Conto Diverso da quello Anagrafico].
Se la stampa non estrae nessun dato, allora non vi sono movimenti contabili per clienti/fornitori movimentati con un conto diverso da quello impostato in anagrafica.
Terza verifica: controllare le stampe di bilancio per periodo
Eseguire una delle stampe di bilancio presenti nella voce di menù in [Mago4 > Amministrazione > Bilanci > Bilanci] e controllare i saldi di bilancio un mese per volta.
Il bilancio viene comunemente stampato analizzando tutto l’esercizio o un periodo selezionato e nel caso uno o più saldi finali del periodo analizzato non siano corretti occorre individuarne la causa.
Per determinare la causa dei saldi errati si può eseguire la stampa del bilancio un mese alla volta, partendo da Gennaio e se non si rilevano errori nei valori, rilanciare la stampa analizzando i mesi di Gennaio e Febbraio e se non vi sono ancora errori procedere con la stampa di Gennaio, Febbraio e Marzo e così via fino ad individuare il periodo/mese in cui i saldi non sono corretti.
Una volta individuato il mese in cui si presenta l’errore sui saldi contabili, occorre procedere al controllo di tutti i movimenti contabili del mese.
L’utente per controllare i movimenti di un mese può utilizzare le stampe presenti su Mago4, quali per esempio le stampe delle schede contabili per data competenza, che si trovano nella voce di menù in [Mago4 > Amministrazione > Contabilità > Schede Contabili].
I saldi dei conti visualizzati in bilancio sono determinati in base alla data di competenza delle registrazioni contabili ed anche se generalmente le date di registrazione e di competenza nei movimenti contabili coincidono, è più opportuno utilizzare le stampe delle schede contabili per data competenza per eseguire i controlli.
Le indicazioni sopra riportate e l’ordine in cui sono state proposte rappresentano un metodo di controllo utile all’utente per verificare eventuali errori nei valori delle stampe di bilancio.
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