Sommario
Nel presente articolo trovi un esempio di Manuale della Conservazione Digitale che ogni azienda deve redigere per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa inerente la Conservazione digitale.
Premessa
La normativa sulla Conservazione Digitale (D.P.C.M. 03/12/2013) introduce l'obbligo per le azienda di redigere un Manuale della Conservazione Digitale; al fine di agevolare i propri clienti ad assolvere tale obbligo, Zucchetti S.p.A. ha messo a disposizione dei propri clienti una bozza del manuale.
Adeguamenti fiscali dal 1 gennaio 2022
Dal 1 gennaio 2022 sono in vigore le nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Tra le altre cose, le nuove linee guida ribadiscono che il Responsabile della Conservazione di ciascuna azienda è tenuto alla predisposizione del proprio manuale della conservazione, sotto forma di documento digitale.
Nei paragrafi successivi troverete il template del manuale e le istruzioni per il suo caricamento nel sistema di conservazione. digitale Zucchetti.
Nota: a Ottobre 2022 Zucchetti ha reso disponibile per i propri clienti una una versione aggiornata e semplificata del layout del Manuale di Conservazione che i Clienti possono utilizzare come base per la redazione del proprio documento.
Compilazione del Manuale della Conservazione Digitale predisposto da Zucchetti
Le aziende obbligate alla Conservazione Digitale dei documenti, sono tenuti anche alla compilazione di un Manuale della Conservazione Digitale.
Per agevolare i propri clienti nella compilazione di tale documento, Zucchetti S.p.A. ha reso disponibile una bozza di manuale che il Responsabile della Conservazione potrà personalizzare con i propri dati e quelli dell'azienda.
Il Manuale della Conservazione predisposto da Zucchetti S.p.A. viene messo a disposizione del Cliente a titolo gratuito ed esemplificativo e la sua adozione non è da considerarsi vincolante, ma consigliata al fine di adempiere a tutti gli obblighi di legge. Nella bozza del manuale sono descritte anche tutte le fasi tecniche svolte da Zucchetti S.p.A. in qualità di incaricato del processo di conservazione.
Per facilitare la redazione del manuale, i campi da compilare per praticità sono evidenziati in giallo.
E' possibile scaricare la bozza del manuale in fondo a questo articolo.
Per ogni altro chiarimento in merito all'obbligo della compilazione del manuale, al suo contenuto, sui tempi di realizzazione, sulle modalità di conservazione ed in generale su tutta la normativa inerente il manuale, si invita a contattare il proprio Commercialista.
Caricamento del Manuale della Conservazione Digitale nel sistema di Conservazione digitale Zucchetti
E' possibile conservare il "Manuale della conservazione" all'interno del sistema di Conservazione Digitale Zucchetti effettuando il caricamento nell'apposita classe documentale. E' previsto che il Manuale sia un Documento Informatico e per poter essere conservato all'interno del sistema Zucchetti è necessario che sia firmato digitalmente.
E' possibile firmare il documento "esternamente" mediante apposito dispositivo di firma oppure "direttamente" nell'applicativo tramite firma automatica Zucchetti (HSM).
Per caricare il Manuale delle Conservazione Digitale è possibile consultare i seguenti articoli tecnici:
- Come caricare il Manuale della Conservazione Digitale firmato direttamente nell'applicativo
(mediante firma automatica Zucchetti (HSM)) - Come caricare il Manuale della Conservazione Digitale firmato esternamente
(mediante dispositivo di firma digitale di terze parti)
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