Come modificare una fattura elettronica inviata

Sommario
Nel presente articolo puoi apprendere quando e come è possibile modificare una fattura elettronica già inviata al Digital Hub Zucchetti (DHZ).

Premessa
Se non hai ancora confidenza con le fatture elettroniche, prima di continuare la lettura di questo articolo ti consigliamo di leggere:

• Come creare una fattura elettronica in Mago4
• Come inviare una fattura elettronica ad un cliente
• Come controllare lo stato di invio di una fattura elettronica

In generale quando una fattura risulta inviata a Digital Hub Zucchetti, il documento in Mago4 è modificabile solo parzialmente ossia è possibile variare liberamente i soli dati non trasmessi al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate (AdE); è buona prassi pertanto verificare la correttezza della fattura prima di procedere all'invio del documento.

Eccezionalmente è possibile rendere il documento modificabile in  tutte le sue parti ponendolo manualmente in stato "Bozza/Non inviata".

Quando è possibile modificare liberamente una fattura?
Dopo che una fattura elettronica è stata inviata a Digital Hub Zucchetti (DHZ), il documento è modificabile, solo parzialmente ossia per i dati che non sono stati trasmessi allo SDI 

Vi sono tuttavia due casi in cui la fattura elettronica torna in automatico ad essere modificabile in tutte le sue componenti, in particolare quando la fattura si trova nelle stato di:

• "Scartata" ossia il Sistema di Interscambio (SDI) ha scartato la fattura ed il DHZ ha ricevuto la notifica di Scarto (NS)
• "Rifiutata" ossia la Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura al cliente ed il DHZ ha ricevuto la Notifica di Esito (che solitamente contiene anche il motivo del rifiuto) 

Come è possibile modificare liberamente una fattura?

Per modificare una fattura elettronica è sufficiente premere il pulsante "Modifica" ed apportare al documento le modifiche necessarie.

Come si è avuto modo di apprendere dai paragrafi precedenti, se la fattura elettronica è già stata inviata allo SDI, la stessa risulta liberamente modificabile solo nei campi relativi ad informazioni non comunicate all'Agenzia delle Entrate., mentre risultano non modificabili i campi inerenti informazioni trasmesse allo SDI, ad esempio:

• risultano modificabili: la contropartita contabile, l'agente, il vettore, ecc
• non risultano modificabili: le condizioni di pagamento, le scadenze, il registro IVA, il numero del documento, ecc

Quando una fattura elettronica si trova nella Stato di "Scartata" o "Rifiutata" tutti i campi sono liberamente modificabili e quindi è possibile apportare al documento le modifiche necessarie a correggere il motivo dello scarto o del rifiuto.

Per conoscere le cause che hanno portato al rifiuto o allo scarto è possibile consultare la maschera dell'"Event Viewer" e fare doppio click sulla voce che identifica lo scarto/rifiuto.
La maschera dell'"Event Viewer" è accessibile cliccando sullo "Stato" posto in altro a destra.

Per correggere quindi la fattura elettronica è necessario:

1. verificare lo "stato" del documento, ricordando che: se il documento si trova nello stato di "Scartato" o "Rifiutato", la fattura è modificabile in tutte le sue componenti, se il documento si trova in uno stato diverso, la fattura è modificabile per i soli campi non trasmessi allo SDI
2. premere sul pulsante "Modifica"   ed apportare le modifiche desiderate
3. premere sul pulsante "Salva" 

 

Come è possibile modificare i campi "bloccati" di una fattura elettronica già inviata a SDI?

Può capitare a volte che si renda necessario apportare delle modifiche ad una fattura elettronica nei campi che risultano bloccati a seguito dell'l'invio allo SDI.

L'operazione di per se è abbastanza semplice, ma occorre porre molta attenzione nel non variare dati in precedenza trasmessi all'Agenzia delle Entrate, la responsabilità di tale modifiche è completamente in capo all'azienda, per questo motivo si consiglia di confrontarsi con il proprio commercialista prima di procedere con le modifiche.

Un esempio in cui è possibile apportare una di queste modifiche è quando è stato inserito il numero corretto della fattura (ad es. 000013/FE) , ma è stato indicato un registro IVA errato (ad es. VENCEE al posto di VEN): il numero del documento è uno dei dati che vengono trasmessi all' SDI, mentre il nome del registro IVA non viene trasmesso, quindi può essere corretto senza compromettere la veridicità dei dati inviati.

Per procedere alla modifica di un campo che risulta bloccato, è necessario:

1. verificare con il proprio commercialista se è possibile apportare la correzione desiderata
2. attendere che il documento elettronico abbia completato il suo Iter e prendere nota dello stato in cui si trova (ad es. "Consegnato" o "Mancata Consegna")
3. porre la fattura elettronica nella stato "Bozza/Non inviata"
4. apportare la modifica necessaria
5. riportare la fattura elettronica nella stato di Iter concluso (ad es. "Consegnato" o "Mancata consegna") in cui si trovava prima della modifica e che è stato rilevato al punto  2)

Nota: per sapere come variare lo stato di un documento inviato è possibile consultare l'approfondimento riportato nel paragrafo seguente. 

Approfondimento: come variare lo stato di un documento

Per variare lo stato di un documento elettronico è necessario utilizzare la procedura "Manutenzione documenti FE" come di seguito indicato:

1. aprire la procedura "Manutenzione documenti FE" che si trova in [Mago4 > Servizi > Comunicazioni Digitali > Fatturazione Elettronica]

2. nella sezione dei "Filtri" indicare i criteri di ricerca per estrarre il documento su cui intervenire (ad es. il numero del documento)

3. premere il pulsante "Estrai"

4. nella sezione "Risultato", selezionare il documento in oggetto

5. nella sezione "Azioni", abilitare l'opzione "Modifica Stato FE" e nel menù a tendina selezionare lo stato desiderato (ad es. "Bozza/Non inviata" oppure "Consegnato" o "Mancata Consegna")

6. premere il tasto "Esegui"

7. premere "Si" sul messaggio di Conferma per proseguire con l'operazione

8. da notare che lo stato corrente del documento è mostrato nel riquadro "Fatturazione Elettronica" che si trova in alto a destra, mentre lo storico dei cambi di stato è mostrato nell'"Event Viewer" che è visualizzato cliccando sullo stato corrente

Allo stesso modo è possibile modificare lo stato dei documenti di integrazione dalla voce di menù in [Mago4 > Servizi > Comunicazioni Digitali > Fatturazione Elettronica] in "Manutenzione Documenti Integrazione".