Come controllare lo stato di invio di una fattura elettronica

Sommario
Nel presente articolo puoi apprendere quali sono gli Stati previsti per i documenti della fatturazione elettronica e come controllare a che punto dell'iter di consegna si trova un determinato documento.

Premessa
Se non hai ancora confidenza con l'invio della fatture elettroniche, puoi consultare l'articolo Come inviare una fattura elettronica ad un cliente prima di continuare la lettura di questo articolo.

Gli Stati di un documento
Il percorso che una fattura elettronica effettua per raggiungere il cliente finale può essere sinteticamente descritto affermando che Mago4 invia il documento al Digital Hub Zucchetti che lo trasmette al Sistema di interscambio, che lo consegna al cliente finale.

Se il cliente finale è una Pubblica Amministrazione ha facoltà di accettare o rifiutare la fattura, qualora l'ente pubblico non risponda entro il termine prefissato, la fattura si intende accettata per decorrenza dei termini.

L'accettazione o il rifiuto non è prevista per i clienti B2B (aziende private) e B2C (persone fisiche).

Con Mago4 2.4.1 è stato introdotto l'invio asincrono delle fatture elettroniche, da questa versione viene installato sul server il servizio ESP (ERP Service Provider) che si occupa dell'invio della fatture elettroniche e dell'aggiornamento dello stato dei documenti. Il servizio ESP è costantemente in esecuzione sul server e ad intervalli di tempo prestabiliti esegue le sue attività.

Il processo di invio di una fattura elettronica prevede vari Stati, di seguito riassunti:

Accodato: Non appena effettuato l'invio del documento, sia direttamente dalla finestra del documento stesso, sia dalla procedura Trasmissione Documenti, troviamo la fattura in stato Accodato.
Lo stato Accodato indica che Mago ha inviato il documento ad ESP richiedendone la validazione e l'invio a Digital Hub.
Validazione Fallita: ESP, ad intervalli regolari di tempo, esegue la validazione del documento. Qualora questa fallisca pone il documento in stato Validazione Fallita.
Invio Fallito: Se la validazione del documento va a buon fine ESP, sempre ad intervalli di tempo regolari, tenta l'invio del documento al Digital Hub. Qualora fallisca l'invio (ad esempio per l'assenza della connessione internet) viene impostato lo stato Invio Fallito.
Inviato al Digital Hub: Una volta che ESP ha validato ed inviato il documento imposta lo stato dello stesso a Inviato a DigitalHub. Quando un documento risulta Inviato a Digital Hub non è ancora visibile sul DH, in quanto in questo stato il documento deve essere ancora processato e validato dal DH.
Preso in Carico: Dopo che Digital Hub ha ricevuto, processato e validato il documento, lo stato dello stesso viene modificato in Preso in Carico.
Su Backend: Digital Hub, dopo aver Preso in Carico un documento, si occupa di apporvi la firma e di confermarlo, solo a questo punto troviamo il documento nello stato Su Backend.
Aggiornamento Fallito: Come abbiamo accennato in precedenza, ESP si occupa di seguire il documento in tutti i suoi stati interrogando Digital Hub sino alla conclusione del ciclo del documento stesso. Potrebbe accadere che, ad esempio per mancanza della connessione internet, l'aggiornamento del documento non sia possibile. Dopo un numero prestabilito di tentativi di aggiornamento non andati a buon fine, ESP imposta lo stato del documento Aggiornamento Fallito e smette di tentare, per quello specifico documento, l'aggiornamento.

E' possibile riassumere graficamente l'iter che compie un documento nel seguente prospetto riepilogativo:

Dopo l'invio della fattura elettronica in base alle azioni compiute in Mago4 sul documento, alle azioni compiute in modo automatico da Digital Hub Zucchetti (DHZ) o manualmente sul portale stesso, ed a seconda degli eventuali ritorni del Sistema di Interscambio (SDI) il documento può trovarsi in uno dei seguenti stati:

E' possibile controllare lo Stato dei vari documenti direttamente da Mago.Net senza dovere accedere a Digital Hub Zucchetti (DHZ); in questo modo è possibile individuare i documenti che hanno completato l'iter e quelli che ancora lo debbono ancora completare, conoscere quali documenti sono stati recapitati e quali non lo sono stati (per tutti i clienti), quali fatture sono state accettate e quali sono state respinte dal destinatario (nel caso di Pubblica Amministrazione).

Nei casi di esito negativo è possibile visualizzare la motivazione della mancata consegna o del rifiuto.

Controllare lo Stato di un singolo documento

Lo Stato del documento viene mostrato in un box nei dati di testa del documento stesso (in alto a destra); il servizio ESP (ERP Service Provider) si occupa di seguire il documento in tutti i suoi stati interrogando periodicamente il Digital Hub Zucchetti (DHZ) sino alla conclusione del ciclo del documento stesso.

Nella maschera dell'"Event Viewer" del documento viene mostrata la cronologia degli Stati del documento in oggetto.
Sempre nell'Event Viewer, nei casi di mancata consegna o di rifiuto da parte della PA, è possibile visualizzare la causa facendo doppio click sulla riga di notifica esito.

L'aggiornamento di Stato da Mago4 2.4.1 avviene periodicamente in automatico senza che sia necessario per l'utente richiedere l'aggiornamento direttamente dal documento o tramite la procedura massiva.
Il servizio ESP esegue le operazioni ad intervalli di tempo prestabiliti, pertanto tra un aggiornamento stato dei documenti ed il successivo possono trascorrere anche alcune ore.

In Mago4 2.4.1 e versioni precedenti non era previsto l'aggiornamento automatico dello Stato del documento pertanto, per controllarlo occorreva agire manualmente nel modo di seguito indicato:

aprire in Mago4 la fattura che si desidera aggiornare
cliccare sul menù a tendina del pulsante "Funzioni Comunicazioni Digitali" e selezionare l'opzione"Aggiorna Stato"
notare che lo Stato viene aggiornato nel riquadro in alto a destra nei dati di testa della fattura; premendo sullo Stato si apre la maschera dell' "Event Viewer"
la maschera dell' "Event Viewer" mostra in ordine cronologico tutti gli eventi che si sono verificati, rendendo visibile l'iter completo del documento

Procedura massiva per l'aggiornamento Stato documenti
In Mago4 è disponibile la procedura "Aggiornamento Stato Documenti" per aggiornare contemporaneamente un gruppo di documenti, tale procedura è disponibile in [Comunicazioni Digitali>Fatturazione Elettronica].

Lanciare la procedura di Aggiornamento Stati Documento non comporta l'interrogazione diretta del Digital Hub ma la lettura delle informazioni dello Stato documento presenti nel database di Mago.Net.
E' il servizio ESP (ERP Service Provider) che si occupa di aggiornare ad intervalli di tempo regolari lo stato dei documenti, pertanto l'utilizzo della procedura è facoltativo.

Per utilizzare la procedura massiva, è necessario:

impostare i filtri per la ricerca dei documenti da aggiornare (principalmente la Data Documento)

premere il pulsante "Estrai" per avviare l'aggiornamento massivo
controllare la griglia sottostante per verificare quali documenti sono stati aggiornati ed in che stato si trovano

In Mago4 2.4.1 e versioni precedenti la procedura di aggiornamento massivo di stato interroga direttamente il Digital Hub e non il database di Mago4.

In Mago4 2.4 nella procedura di aggiornamento massivo dello Stato dei documenti è presente la possibilità di eseguire o meno le operazioni di validazione degli XML estratti. Per attivare la procedura è possibile selezionare il flag "Valida documenti" che si trova nei dati di testa della procedura.

In generale la procedura di validazione preserva dal fatto che possano essere inviati al DHZ documenti non validi e che quindi sarebbero scartati per vizi; gli errori/avvertimenti rilevati dalla validazione verranno evidenziati con appositi messaggi nella griglia della maschera della procedura.
Nella procedura di aggiornamento Stato la validazione non offre vantaggi aggiuntivi in quanto i file XML sono stati già inviati e quindi il flag viene proposto disattivato.
La funzione disattivata permette una più veloce elaborazione delle informazioni.
Nelle versioni di Mago4 2.3.2 e precedenti il flag non è presente e quindi la validazione viene sempre eseguita.

Stampa Controlli Fatturazione Elettronica
Per effettuare i controlli sulla fatturazione elettronica è disponibile in [Comunicazioni Digitali>Fatturazione Elettronica] il report "Elenco Stati documenti" che riporta lo Stato di tutti i documenti che soddisfano i criteri di ricerca permettendo anche di filtrare per singolo Stato di interesse.

E' consigliabile utilizzare la stampa indicata in luogo della procedura di Aggiornamento Stato Documenti per monitorare lo stato dei documenti inviati al Digital Hub.

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