Come inserire allegati con la fattura elettronica

Sommario
Nel presente articolo puoi apprendere come inserire degli allegati in una fattura elettronica dei documenti del ciclo attivo (ad es. Fattura Immediata) in Mago.Net.

Premessa
Se non hai ancora confidenza con la creazione delle fatture elettroniche, puoi consultare l'articolo Come creare una fattura elettronica in Mago.Net prima di continuare la lettura di questo articolo.

Il file XML della fattura elettronica può essere inviato allegando ad esso una serie di documenti tra cui ad esempio la fattura in formato PDF o eventuali documenti richiesti dal cliente (ad es. DURC, copia del contratto, ecc).

La procedura da seguire per allegare i file è diversa se nell'installazione di Mago.Net è disponibile il modulo di Easy Attachment o se invece tale modulo non è presente. Le indicazioni su come operare in presenza o in assenza del modulo sono descritte nei paragrafi seguenti:

• Come allegare documenti alla fattura elettronica in presenza del modulo Easy Attachment in Mago.Net 3.14.5 e versioni precedenti: in questo caso la procedura risulta agevole e veloce anche se la selezione dei file da allegare deve avvenire manualmente
• Come allegare documenti alla fattura elettronica in presenza del modulo Easy Attachment in Mago.Net 3.14.6 e versioni successive: in questo caso la procedura risulta ancora più snella e pratica in quanto i PDF vengono proposti già selezionati
• Come allegare documenti alla fattura elettronica in mancanza del modulo Easy Attachment: in questo caso, la procedura è totalmente manuale.

Come allegare documenti alla fattura elettronica in presenza del modulo Easy Attachment in Mago.Net 3.14.5 e versioni precedenti 
Per poter utilizzare questo metodo è necessario che il modulo di Easy Attchment sia disponibile e correttamente configurato nell'installazione di Mago.Net; per l'installazione del modulo e per ulteriori informazioni sul suo funzionamento è possibile contattare l'assistenza Antos o il consulente di riferimento.

Il modulo di Easy Attachment permette automaticamente di allegare il PDF del fincato di stampa standard di Microarea al documento elettronico.

Prima di poter utilizzare l'Easy Attachment per allegare i documenti alla fattura elettronica occorre verificare che sia stato apposto il flag su "Invia documento in formato PDF" nella scheda "Fatturazione elettronica" della maschera dei "Parametri Comunicazioni Digitali" che si trova in [Mago.Net>Parametri e Servizi>Parametri>Comunicazioni Digitali].
Il parametro sopra indicato solitamente viene impostato dai nostri consulenti in fase di installazione del modulo della fatturazione elettronica.

In presenza del modulo di Easy Attachment, in fase di emissione dei documenti è possibile archiviare automaticamente copia in PDF della fattura, al salvataggio della fattura infatti è sufficiente mettere il flag sulla voce "Archivia" ed il file PDF verrà associato al documento pronto per essere allegato al file XML.

In Easy Attachment è possibile allegare ulteriori documenti quali ad es. DURC, Copia del contratto, ecc; per aggiungere nuovi documenti è necessario:

1. selezionare la fattura elettronica a cui si desidera allegare ulteriori documenti
2. cliccare sul pulsante "Easy Attachment"  per visualizzare il riquadro degli allegati
3. premere il pulsante "Nuovo" e selezionare l'opzione desiderata (ad es. "Da file system" per selezionare i file salvati nel computer)
4. selezionare il file da importare e premere il pulsante "Apri" per importare il file desiderato
5. i file allegati verranno mostrati nel riquadro degli allegati di Easy Attachment

Nota: per maggiori informazioni sull'uso di Easy Attachment è possibile contattare l'assistenza Antos o il Consulente di riferimento.

 

Per allegare i file presenti in Easy Attachment alla fatture elettronica, è necessario:

1. visualizzare la fattura elettronica a cui si desidera allegare il PDF della fattura
2. cliccare sul menù a tendina del pulsante "Funzioni Comunicazioni Digitali"  e selezionare l'opzione "Allegati"
3. verificare che i file da allegare risultino selezionati
4. premere sul pulsante "Inserisci allegati" 

Nota: se il fincato è standard nella maschera degli allegati, il documento risulterà già selezionato e la selezione del documento rimarrà memorizzata. Se invece il fincato è personalizzato, l'utente dovrà selezionarlo manualmente e solo dopo la selezione rimarrà memorizzata. Eventuali altri documenti archiviati in Easy Attachment dovranno essere selezionati manualmente.

 

Come allegare documenti alla fattura elettronica in presenza del modulo Easy Attachment in Mago.Net 3.14.6 e versioni successive
Per poter utilizzare questo metodo è necessario che il modulo di Easy Attachment sia disponibile e correttamente configurato nell'installazione di Mago.Net; per l'installazione del modulo e per ulteriori informazioni sul suo funzionamento è possibile contattare l'assistenza Antos o il consulente di riferimento.

Come si è visto nel paragrafo precedente, in automatico il modulo di Easy Attachment permette di allegare automaticamente al documento elettronico il PDF del fincato standard; in Mago.Net 3.14.6 la miglioria introdotta è finalizzata ad estendere questo automatismo a tutti i file allegati al documento ed ai PDF dei fincati del documento che derivano da report non standard.
E' possibile tuttavia mantenere l'automatismo precedente permettendo di allegare i soli attachment derivanti da fincato Microarea.

Prima di poter utilizzare l'Easy Attachment per allegare i documenti alla fattura elettronica occorre verificare che sia stato selezionata l'opzione desiderata dal menù a tendina nel campo "Documenti Allegati Automaticamente" nella scheda "FE" della maschera dei "Parametri Comunicazioni Digitali" che si trova in [Mago.Net>Parametri e Servizi>Parametri>Comunicazioni Digitali].
Per questa opzione, Easy Attachment permette dunque di scegliere tra 4 opzioni:

• nessuna impostazione: non verranno proposti in automatico file da allegare al documento elettronico, gli allegati saranno quindi gestiti solo manualmente dall'apposita funzionalità del documento o della procedura di trasmissione documenti.
• report standard di Microarea: questa opzione replica il comportamento dell'Easy Attachment delle versioni precedenti alla 3.14.6 quindi permette di allegare in automatico i PDF derivanti solo da report standard
• tutti i report del documento: questa opzione permette di allegare in automatico i PDF dei fincati del documento che derivano anche da report personalizzati
• tutti i files: questa opzione permette di allegare in automatico tutti i file archiviati in Easy Attachment per il documento che si deve trasmettere

In tutti i casi sarà comunque possibile agire manualmente nelle apposite funzionalità del documento o della trasmissione documenti per deselezionare i PDF proposti in automatico o aggiungere altri file da inviare con il documento elettronico.

Il parametro sopra indicato solitamente viene impostato dai nostri consulenti in fase di installazione del modulo della fatturazione elettronica.

In presenza del modulo di Easy Attachment, in fase di emissione dei documenti è possibile archiviare automaticamente copia in PDF della fattura, al salvataggio della fattura infatti è sufficiente mettere il flag sulla voce "Archivia" ed il file PDF verrà associato al documento pronto per essere allegato al file XML.

In Easy Attachment è possibile allegare ulteriori documenti quali ad es. DURC, Copia del contratto, ecc; per aggiungere nuovi documenti è necessario:

1. selezionare la fattura elettronica a cui si desidera allegare ulteriori documenti
2. cliccare sul pulsante "Easy Attachment"  per visualizzare il riquadro degli allegati
3. premere il pulsante "Nuovo" e selezionare l'opzione desiderata (ad es. "Da file system" per selezionare i file salvati nel computer)
4. selezionare il file da importare e premere il pulsante "Apri" per importare il file desiderato
5. i file allegati verranno mostrati nel riquadro degli allegati di Easy Attachment

 

Nota: per maggiori informazioni sull'uso di Easy Attachment è possibile contattare l'assistenza Antos o il Consulente di riferimento.

 

Per allegare i file presenti in Easy Attachment alla fatture elettronica, è necessario:

1. visualizzare la fattura elettronica a cui si desidera allegare il PDF della fattura
2. cliccare sul menù a tendina del pulsante "Funzioni Comunicazioni Digitali"  e selezionare l'opzione "Allegati"
3. verificare che i file da allegare risultino selezionati ed eventualmente selezionare i file mancanti e/o deselezionare i file che non si desidera inviare
4. premere sul pulsante "Inserisci allegati" 

 

Come allegare documenti alla fattura elettronica in assenza del modulo Easy Attachment
In assenza del modulo Easy Attachment, per allegare i documenti alla fattura elettronica occorre prima di tutto verificare che sia stata creata la cartella in cui memorizzare i file degli allegati e che il suo percorso sia stato indicato nel campo "Documenti allegati" nella scheda "Fatturazione elettronica" della maschera dei "Parametri Comunicazioni Digitali" raggiungibile in [Mago.Net>Parametri e Servizi>Parametri>Comunicazioni Digitali].
Solitamente la cartella sopra indicata viene creata dai nostri consulenti in fase di installazione del modulo della fatturazione elettronica.

Per permettere a più utenti di lavorare con la fatturazione elettronica si consiglia di creare la cartella sul server e di renderla accessibile a tutti gli utenti e di associare loro il Controllo Completo (condivisione all'utente EveryOne con l'opzione Full Control).

In fase di emissione del documento è necessario visualizzare l'anteprima della fattura e salvarla in formato PDF all'interno della cartella sopra indicata; si suggerisce di assegnare al file un nome che possa facilitare l'identificazione della fattura alla quale si riferisce.

Successivamente, per allegare i file presenti nella cartella, è necessario:

1. visualizzare la fattura elettronica a cui si desidera allegare il PDF della fattura
2. cliccare sul menù a tendina del pulsante "Funzioni Comunicazioni Digitali"  e selezionare l'opzione "Allegati"
3. selezionare i file da allegare 
4. premere sul pulsante "Inserisci allegati"